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Beruf: Eventberater – Ein Interview mit Glenn Bialek

Senior Eventberater Glenn Bialek im Interview
verfasst von Ben

Mir persönlich bringt es am meisten Spaß, meine Kunden mit kreativen Vorschlägen zu inspirieren und zu beraten. – Glenn Bialek, Senior Eventberater bei Event Inc

Für all jene unter euch, die gerne im Eventbereich arbeiten möchten, aber lieber die Fäden im Hintergrund ziehen, anstatt selbst vom Rampenlicht der Veranstaltungen berührt zu werden, haben wir einen interessanten Beruf aufgetan: Eventberater. Nicht selbst Events durchführen, sondern konzipieren und organisieren, Kunden beraten und inspirieren.

Mit diesem Geschäftsmodell hat sich die Event Inc GmbH innerhalb kurzer Zeit am Markt etabliert. Da wir die Idee sehr spannend finden, hat sich unser Redakteur Ben mit Glenn Bialek unterhalten. Glenn ist Senior Eventberater des Hamburger Startups und hat für jeden Aspekt einer Veranstaltung den passenden Dienstleister zur Hand.

Hallo Herr Bialek. Schön, dass Sie sich die Zeit für ein Interview nehmen. Am besten ist es, Sie stellen sich unseren Lesern zunächst kurz vor.

Ich bin Glenn und bin seit Juni 2015 bei Event Inc als Senior Eventberater tätig. Angefangen habe ich als Projektassistent in einer klassischen Eventagentur in Köln. Zu meinem Aufgabenbereich zählten die kreative Eventkonzeption sowie die Erstellung von Angeboten. Schnell hat dieser Job die Begeisterung für Events in mir geweckt. Anschließend folgte eine Ausbildung in Hamburg bei einem der führenden Premiumcaterer Deutschlands – hier lernte ich nicht nur viele Locations kennen, sondern auch die Tücken, die im Hintergrund zu beachten sind. Bei Event Inc kann ich all mein Gelerntes, meine Erfahrungen, positive wie negative, anwenden und dabei jeden Tag aufs Neue noch etwas dazu lernen.

Ihre Firma Event Inc hat sich auf die Vermittlung von Eventlocations spezialisiert. Sie selbst sind „Senior Eventberater“ – was kann ich mir darunter genau vorstellen?

Als Senior Eventberater bin ich im Grunde genommen die Schnittstelle zwischen unseren Kunden, der richtigen Eventlocation und dem passenden Eventdienstleister. Wenn wir eine Eventanfrage erhalten, setze ich mich mit unseren Kunden in Verbindung, stehe ihnen beratend zur Seite oder leite sie gegebenenfalls an meine Teammitglieder weiter. Bei uns hat jeder seine bestimmte Region und Expertise. Dadurch können wir unsere Kunden viel gezielter und effizienter beraten. Vor allem dann, wenn es um ausgefallene Wünsche oder Sorgen auf dem Weg zum perfekten Event geht. Ebenfalls sehr wichtig in meinem Job: Frische Ideen und neue Trends – wir möchten unsere Kunden nicht einfach nur beraten, wir möchten sie inspirieren und in ihnen die Vorfreude für das bevorstehende Event wecken.

Sind Sie ausschließlich für die Beratung im Vorfeld zuständig oder später auch auf den jeweiligen Events anzutreffen? Wie gestalten sich Ihre Aufgaben im Einzelnen vor, während und nach einem Event?

Mein Aufgabengebiet beschränkt sich auf die Eventberatung, sprich Locationsuche und Ideenfindung. Manchmal kommt es aber auch dazu, dass wir für unsere Kunden die komplette Organisation, von der Locationsuche bis zur Menüauswahl, Bestuhlung oder Dekoration übernehmen. Dabei begleiten wir unsere Kunden auf dem Weg zum perfekten Event, machen die geeignete Eventlocation ausfindig, holen Vergleichsangebote ein und besprechen diese anschließend. Wenn wir jedoch das Gefühl haben, dass der Kunde mit seiner primären Locationwahl bestens beraten ist, geben wir an die Locationpartner vor Ort ab. Trotzdem ist eine persönliche Bindung zu unseren Kunden für uns sehr wichtig. Gerade dann, wenn man das Event nicht vor Ort betreuen kann, soll der Kunde sich bei uns vorab bestens aufgehoben fühlen. Ein wichtiger Faktor ist hier ebenfalls das Feedback der Kunden nach einem Event. Nur so können wir unseren Service stetig verbessern und dazulernen.

Wie viele Veranstaltungsanfragen gehen bei Event Inc jeden Monat ein? Wie viele davon bearbeiten Sie persönlich?

Die monatlichen Anfragen variieren natürlich nach Saison. Durch alle Anlässe, sprich B2B und B2C, generieren wir monatlich um die 10.000 – 12.000 Anfragen. Davon bearbeiten wir in der Beratung wöchentlich ca. 1.000 – 1.500 Anfragen. Zu beachten ist aber, dass nicht alle Anfragen eine intensivere Beratung benötigen, sprich, manche Kunden wissen von Anfang an direkt was sie suchen und buchen dies dann in der Regel sofort. Hier ist von unserer Seite keine großartige Beratung nötig, da wir dann direkt an die Location übergeben. Eine genaue Anzahl an Kunden, die ich persönlich am Tag berate, ist schwer zu definieren. So ist die Komplexität, der Anspruch des Kunden und die gewünschte Region maßgebend für die Anzahl, die wir bearbeiten können. Im Durchschnitt berate ich ca. 50 Kunden am Tag. Natürlich variieren die Werte auch nach Saison.

Bei so vielen Anfragen ist eine gute Organisation enorm wichtig. Zudem sind viele Berufe im Eventbereich nicht gerade für das klassische „Nine-to-Five“ Modell bekannt. Wie sieht das bei Ihnen aus: Haben Sie in Ihrem Beruf normale bzw. geregelte Bürozeiten oder passiert Vieles im Abendbereich bzw. außerhalb der Reihe?

Da ich selbst nicht auf den Events vor Ort bin, beschränkt sich meine Arbeitszeit auf das klassische „Nine-to-Five“ Modell. Natürlich kann es auch mal vorkommen, dass kurz vor Feierabend noch eine Eventagentur anruft. Für solche Fälle lege ich den Stift natürlich gerne ein wenig später hin. Für mich persönlich ist es das Wichtigste, den Kunden am Ende des Tages glücklich zu machen und ihn am besten zu beraten. Dafür bleibt man auch gerne mal ein wenig länger am Arbeitsplatz. In der privaten Zeit halte ich trotz alledem immer die Augen nach spannenden Locations, Orten oder Neueröffnungen offen – dies ist aber auch meiner persönlichen Leidenschaft für Events geschuldet.

Arbeiten Sie hauptsächlich an einem festen Ort oder sind Sie ständig unterwegs?

Wir arbeiten alle von unserer Zentrale in Hamburg aus. Zusätzlich verfügen wir noch über zwei weitere Büros in Wien und der Schweiz. Darüber hinaus haben wir Regionalteams, die in unseren deutschen Metropolen für die Recherche und Besichtigung potentieller Partner Locations verantwortlich sind. Dieser Teil des Jobs bringt natürlich auch mir sehr viel Spaß. Bei passender Gelegenheit schaue ich, auch gerne in der privaten Zeit, öfters bei unseren Locations vorbei.

Kommen Ihre Kunden eigentlich eher aus dem kommerziellen oder aus dem privaten Bereich?

Der Großteil unserer Kunden stammt aus dem B2B Bereich. Unser Fokus liegt klar auf Firmenevents, Tagungen oder PR- & Marketing Events. Natürlich werden über unser Portal auch Privatevents angefragt – Hochzeiten, Geburtstage und Parties laufen aber eher nach dem „Do it yourself“-Prinzip. Das hat bisher auch immer sehr gut funktioniert.

Was war die verrückteste Eventanfrage, die Sie bisher bekommen haben?

Da muss ich überlegen. Wir hatten mal eine Anfrage für einen Yogakurs mit 600 Gästen. Die Sache war die, dass der Kunde unbedingt ein Eventschiff buchen wollte.

Kam die Veranstaltung dann zustande oder wurde die Anfrage abgelehnt?

Wir konnten unseren Kunden letztendlich davon überzeugen, dass dieser aus Budget- & Logistikgründen in einer klassischen Eventlocation besser aufgehoben ist. Im Nachgang hat sich der Kunde auch sehr für diese Überzeugung bedankt. Aber das ist auch das, was unseren Job auszeichnet. Den Kunden auf dem Weg zu beraten und nur das Beste aus dem Event zu holen, auch wenn der Kunde zu Beginn eine ganz andere Vorstellung des Events hatte.

Was war das Schönste oder Skurrilste, das Sie auf einem Ihrer Events erlebt haben?

Da ich selbst nicht auf den Events vor Ort bin, kann ich hier nicht wirklich aus dem Nähkästchen plaudern. Ich habe schon von einigen Kunden witzige Geschichten von Versprechern am Buffet oder den Vorbesichtigungen gehört. Das Schönste ist in der Regel, wenn die Kunden einem von einem gelungenen Event erzählen und zufrieden sind – dann hat sich die harte Arbeit gelohnt.

Aus Ihrer persönlichen Sicht: Es lohnt sich, den Job des Eventberaters auszuüben, weil …

… er tägliche Abwechslung und eine große Portion Spaß mit sich bringt. Ich berate viele unterschiedliche Kunden aus diversen Branchen. So lernt man interessante Menschen kennen und freut sich umso mehr, wenn diese immer wieder auf unsere Unterstützung zurückkommen. Jeder Kunde und jede Anfrage ist eine neue Herausforderung. Bei Event Inc habe ich ein richtiges Gespür für die Bedürfnisse unserer Kunden entwickelt. Mir persönlich bringt es am meisten Spaß, meine Kunden mit kreativen Vorschlägen zu inspirieren und zu beraten.

Abschließend für angehende Eventberater oder Menschen, die es werden möchten: Haben Sie Tipps, wie der Einstieg in die Branche gelingt, welche Eigenschaften man mitbringen muss und worauf man sich einstellen sollte?

Natürlich sollte man, wie in jedem Beruf, eine Leidenschaft für die Branche mit sich bringen. Denn nur so kann man die Offenheit gegenüber „Neuem“, ein Gespür für Trends und den Wünschen und Bedürfnissen seiner Kunden entwickeln. Jeder Eventberater hat seinen eigenen Stil, denn wenn es um Events geht, ist Kreativität gefragt – Da gibt es selten etwas von der Stange und das ist auch gut so. Zu erwarten ist ein sehr interessantes und spannendes Arbeitsumfeld, in dem man so einiges über Kunden und Unternehmen dazulernt – natürlich auch viel über sich selbst.

Vielen Dank für das freundliche Interview, Herr Bialek. Ich wünsche Ihnen viele erfolgreiche Veranstaltungen und begeisterte Kunden!

Über den Autor

Ben

Ben ist seit Juli 2013 bei der webschmiede GmbH und „kümmert“ sich. Um seine Aufgaben im Marketing, das Wohlergehen der Websites und seiner Arbeitsfreunde im Büro sowie um unsere Kooperationspartner.

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