Manieren im Büro #1

Manieren im Beruf und Gerüchte: Mann mit Smartphone
verfasst von Ben
Gedankenwolke zu dem Begriff Etiquette

© mybaitshop

Bei der täglichen Arbeit gilt es an viele Sachen zu denken. Diese befassen sich nicht allein mit der tatsächlichen Arbeit, sondern ebenso mit den ganzen kleinen Regeln und Pflichten. Sie müssen nicht im Vertrag festgehalten sein, es genügt allein schon ein Gedanke an die sozialen Verpflichtungen.

Wie bereits in dem vorhergehenden Beitrag der letzten Woche angekündigt, möchten wir Tipps bezüglich der Manieren im Büro geben. Mit ihnen sollte das ein oder andere Fettnäpfchen ganz leicht vermieden werden können. Überdies zeugt das Nutzen dieser Etikette von einer gewissen Souveränität, die nicht schaden kann.

Es gilt jedoch immer wieder zu bedenken, dass nicht jedes Unternehmen gleiche Maßstäbe an das Verhalten des Mitarbeiters setzt. Wie es genau in eurem Fall aussieht, gilt es im Voraus mit eurem Vorgesetzten / eurem Chef zu klären.

Worum es diese Woche ganz genau geht, sind folgende Punkte: Handybenutzung im Büro – gibt es eine Handy-Etiquette? Wie kommuniziere ich am besten mit meinen Kollegen? Wie verhalte ich mich bei Gerüchten?

Also … legen wir einfach einmal los:

  1. Handy-Etiquette

Zunächst sieht das Thema Handybenutzung im Büro Folgendes vor: Der Arbeitgeber kann die Nutzung des privaten Mobiltelefons am Arbeitsplatz verbieten. Zum einen unter dem Gesichtspunkt, dass es am Arbeitsplatz unzulässig ist (beispielsweise sollte ein Arzt bei einer OP nicht unbedingt über Whatsapp chatten). Zum anderen geht es einfach über die Aussage, dass private Tätigkeiten während der Arbeit zu unterlassen sind.

Eine Argumentation, dass eine Erreichbarkeit in Notfällen notwendig ist, greift an dieser Stelle nicht. Dafür kann schließlich das betriebliche Telefon genutzt werden. Über spontan anfallende Überstunden kann in diesem Fall ebenfalls in den Pausen die Familie / der Partner / eine mögliche Verabredung informiert werden.

Neben diesen Aspekten gilt überdies:

Bei Telefonaten, egal über welches Telefon, sollte die Stimme aus Respekt vor den Kollegen gesenkt werden. Zudem muss sich so keiner beschweren, dass irgendjemand dessen Gespräche am Telefon belauscht. Laute und fiese Klingeltöne gehören sich ebenfalls nicht, da sie die Konzentration der Tischnachbarn stören. Ein reiner Vibrationsalarm genügt vollkommen.

Ebenfalls gilt es, überlange Gespräche sowie lange Nachrichten auf dem Anrufbeantworter zu vermeiden. Wenn es wichtige Informationen an eine nicht erreichbare Person zu übermitteln gibt, dann genügt eine Nachricht, in welcher der eigene Name sowie der Name des Unternehmens, die eigene Telefonnummer für den Rückruf und die Bitte um einen Rückruf hinterlassen werden. Bei allzu wichtigen Informationen ist es überdies ratsam, wenn diese persönlich und nicht am Telefon mitgeteilt werden.

Wer, ganz nebenbei bemerkt, Musik über sein Smartphoneüber Kopfhörer gehört werden sollte.

Es schickt sich überdies hinaus nicht, dass Handy im Meeting, oder im Gespräch, zu nutzen. In diesem Fall wird die eigentliche Kommunikation schließlich unterbrochen und das Desinteresse an der sprechenden Person bekundet. Eine Regel, die überdies ebenfalls für das Privatleben gilt.

  1. Wie kommuniziere ich am besten mit den Kollegen?

Diese Frage steht in Abhängigkeit zu dem Anliegen, welches an die Kollegen gerichtet wird. Wenn es darum geht, dass mit den Kollegen der Geburtstag gefeiert wird, so ist dafür ein Aushang an einer / an zwei zentralen Stelle/n ratsam. Darauf sollten alle notwendigen Angaben zu finden sein, ebenso wie eine Bitte um eine Rückmeldung bezüglich der Teilnahme, damit ausreichend vorbereitet werden kann.

Es geht nur um Kleinigkeiten? Dafür genügt ein kleiner Anruf – insofern der Schreibtisch des Kollegen über ein Telefon verfügt. Aber ein Spammen mittels E–Mails sollte deswegen nicht stattfinden. Viele Firmen bieten überdies die Möglichkeit, über ein firmeninternes Portal einen Chat zu starten. Der kann ebenfalls genutzt werden – sowohl für kleine Erinnerungen, als auch für den zwischenzeitlichen Austausch mit den Kollegen. So wird gewährleistet, dass sich niemand gestört fühlt und das gelegentliche Kaffeeholen sich nicht in eine zu große Kaffeepause verwandelt.

Wenn es sich jedoch um wichtige Angelegenheiten handelt, sollten diese persönlich, am besten noch abgeschottet in einem separaten Raum, mit dem jeweiligen Kollegen besprochen werden. Beispielsweise die Durchsicht von Unterlagen, die Besprechung von Projekten usw. Dadurch lassen sich Missverständnisse am besten vermeiden und keiner wird durch ein Getuschel gestört.

Bevor die wichtigste Frage ungeklärt bleibt: Siezen oder duzen? Das ist jeweils von dem Ranghöheren, beziehungsweise unter Kollegen des selben Ranges vom Dienstältesten, zu entscheiden. Es gibt ebenso Unternehmen, in welchen sich die Mitarbeiter von Anfang an duzen. Hier ist Vorsicht geboten, da damit zwar eine freundschaftliche Verbindung suggeriert wird, diese aber dennoch nicht ad hoc vorhanden ist.

  1. Wie verhalte ich mich bei Gerüchten?

Gerüchte sind ein häufiger Garant für Zwist und Streitereien in Büros und selten handelt es sich dabei um positive Gerüchte. Auf der anderen Seite sind Gerüchte notwendig für

Zwei Männchen mit einem Dosentelefon

© pholidito

die Förderung des sozialen Zusammenhalts, weshalb sie vermutlich auch 20% – 60% unserer alltäglichen Kommunikation ausmachen. Anthropologen neigen aus diesem Grund gerne dazu, Gerüchte als eine menschliche Fortsetzung der Entlausung sowie der Flohschau zu sehen.

Dennoch können gerade böse Gerüchte, die in einem Betrieb bis in die Chefetage hochschleichen, mögliche Aufstiegschancen verringern. Eine ganz einfache Möglichkeit, diesen zu entgegnen, ist eine Berichtigung der Gerüchte, indem die größten Klatschtanten des Unternehmens ausfindig gemacht werden und in einem Gespräch das Gerücht selbst humorvoll aufgenommen wird. Im gleichen Atemzug sollte dann die Richtigstellung erfolgen.

Wenn sich die Gerüchte nicht legen, sollte der Ursprung der Gerüchte ausfindig gemacht werden. Daraufhin ist ein höfliches und sachliches Gespräch förderlich, welches den betreffenden Gerüchtestreuern erklärt, worin ihr nicht duldbares Fehlverhalten liegt.

Wenn sich dann noch immer nichts bessert, dann hilft zu guter Letzt der Gang zum Vorgesetzten. Für diesen gilt an dieser Stelle, dass er in einer angemessenen Haltung zu den Gerüchten Stellung bezieht und seinem Mitarbeiter den Rücken stärkt.

Abgesehen von den hier vorgeschlagenen Tipps ist es ratsam, sich zunächst immer den von Kindesbeinen an gelernten Grundsatz vor Augen zu halten: „Was du nicht willst, dass man dir tu‘, das füg auch keinem and’ren zu!

Wir hoffen, dass ihr bis zur nächsten Woche mit diesen Tipps und Tricks über die Runden kommt. Also zeigt euch von eurer besten Seite und glänzt mit Manieren!