Im beruflichen Alltag musst du an viele unterschiedliche Aspekte denken. Nicht alle beziehen sich ausschließlich auf deine ausgeübten Tätigkeiten, sondern sind ein Zusammenspiel aus sozialen Regeln und Verpflichtungen im Job. Diese Umgangsformen müssen nicht zwangsläufig im Vertrag festgehalten sein. Der Business Knigge zeigt dir, wie du dich im Job richtig verhältst und so deine Karrierechancen steigerst.
Warum sind Knigge Regeln im Job so wichtig?
Das richtige Benehmen wird im Berufsleben vorausgesetzt. Jedoch können manche Verhaltensweisen aus dem privaten Leben im Job ungemessen erscheinen und sollten daher vermieden werden.
Führungspositionen werden lediglich an Mitarbeiter, die das Unternehmen angemessen vertreten und gute Umgangsformen vorweisen, vergeben. Dies bezieht sich sowohl auf das Verhalten innerhalb des Unternehmens als auch auf das Benehmen gegenüber externen Personen wie beispielsweise gegenüber Kunden.
Der Business Knigge hilft dir, im Büro eine angemessene Verhaltensweise an den Tag zu legen. In erster Linie geht es bei der Etikette um Verhaltensregeln am Arbeitsplatz, die dazu beitragen, dass sich niemand auf den Schlips getreten oder unangemessen behandelt fühlt. Im Job solltest du deinen Vorgesetzten, deinen Kollegen sowie den Kunden stets mit Höflichkeit und Respekt entgegentreten. Schließlich möchtest du ebenso behandelt werden. Darüber hinaus hinterlässt du einen positiven Eindruck.
Beim Business Knigge ist zu bedenken, dass nicht jedes Unternehmen die gleichen Maßstäbe an das Verhalten ihrer Mitarbeiter setzt. Informiere dich vor deinem ersten Arbeitstag über die Benimmregeln im Unternehmen.
Sowohl aus dem Bewerbungsgespräch als auch von der Unternehmenswebseite hast du einen ersten Eindruck über die Verhaltenserwartungen bekommen. Weitere Fragen beantwortet dir dein Vorgesetzter. Darüber hinaus schadet es nicht, sich einige Punkte des Business Knigge anzueignen. Auf diese Weise hinterlässt du einen guten Eindruck an deinen ersten Arbeitstagen und im weiteren Verlauf deiner Karriere. Außerdem gibt dir der Business Knigge Sicherheit in deinem Verhalten im Job.
Still und Etikette: Duzen oder Siezen?
Die wichtigste Frage im Business Knigge ist die Frage nach der richtigen Ansprache. Wird in dem zukünftigen Unternehmen eine Siez- oder Duz-Kultur gelebt? In manchen Fällen findest du beide Varianten vor. Hier gilt, dass jeweils der Ranghöhere beziehungsweise der Dienstälteste des gleichen Ranges entscheidet, ob ihr euch siezt oder duzt.
Bei den Unternehmen, indem eine Duz-Kultur gelebt wird, solltest du vorsichtig sein. Auch wenn das Duzen eine freundschaftliche Verbindung suggeriert, muss diese nicht von Anfang an gegeben sein. Grundsätzlich gilt, dass du stets einen professionellen Umgang anstreben solltest.
Personen mit einem akademischen Titel solltest du mit diesem ansprechen, insofern die betreffenden Personen dir das Weglassen nicht angeboten haben. Bei mehreren Titeln ist es nicht üblich, bei der Ansprache alle Titel zu nennen. Bist du dir unsicher, mit welchem akademischen Titel die Person angesprochen wird, dann wähle den höchsten Titel.
Die Einhaltung des Karriere Knigge wird dir helfen, mit einem souveränen Auftreten und professionellem Verhalten im Büro dein Umfeld von dir zu überzeugen. Oftmals ist eine unsichere oder falsche Ansprache ausreichend, um dauerhaft einen schlechten Eindruck zu hinterlassen.
Etikette am Arbeitsplatz: Immer höflich bleiben!
Für deinen beruflichen Alltag gilt, dass du immer höflich und freundlich bleiben solltest. In stressigen Situationen scheint dies schwierig. Aber auch in solchen Momenten bringt dich das Befolgen der Business Knigge Regeln und das damit verbundene souveräne Verhalten weiter, andernfalls leidet dein Ruf und du hinterlässt einen negativen Eindruck. Die Herausforderung, deine Wut nicht an deinen Kollegen oder Vorgesetzten auszulassen, wird sich langfristig auszahlen.
Ein höffliches Benehmen setzt auch die richtige Begrüßung voraus. In der Regel werden die ranghöchsten Personen zuerst begrüßt. Danach begrüßt du zuerst die älteren und dann die jüngeren Kollegen sowie erst die Damen und dann die Herren. Immer wird eine freundliche und manierliche Begrüßung vorausgesetzt. Beachte hierbei, dass du dich nicht in deinem Freundes- und Bekanntenkreis befindest und herzliche Umarmungen oftmals unpassend sind.
Wie kommuniziere ich mit meinen Arbeitskollegen?
Diese Frage steht in Abhängigkeit zu dem Anliegen, mit welchem du dich an deine Kollegen richtest. Die Knigge Umgangsformen geben Folgendes vor. Bei Kleinigkeiten genügt ein kurzer Anruf, sofern der Schreibtisch des jeweiligen Kollegen mit einem Telefon ausgestattet ist. Das Spammen mittels E-Mails solltest du vermeiden. Viele Firmen bieten ein firmeneigenes Portal, das du für die interne Kommunikation verwenden kannst.
Du kannst diesen Chat für Erinnerungen und den Austausch mit deinen Arbeitskollegen nutzen. Auf diese Weise wird gewährleisten, dass sich niemand gestört fühlt und das gelegentliche Kaffeeholen sich nicht in eine größere Kaffeepause verwandelt.
Handelt es sich jedoch um wichtige Angelegenheiten, solltest du das persönliche Gespräch suchen. Dafür sind in der Regel separate Räume besser geeignet, da ihr dort ungestört seid. Dadurch können sowohl Missverständnisse als auch das Entstehen von Gerüchten aus aufgeschnappten Gesprächsfetzen vermieden werden.
Das Gleiche gilt für die Äußerung von Kritik. Hier ist ein Gespräch unter vier Augen geeignet, um die andere Person nicht vor anderen Arbeitskollegen bloßzustellen. In solchen Situationen ist es zudem ratsam, genaue Situationen und Aspekte zu benennen, damit du deine Argumentation stützen kannst. Nur so kann die andere Person die Kritik nachvollziehen.
Möchtest du gerne mit deinen Kollegen anlässlich deines Geburtstags feiern, wird empfohlen, dies über einen Aushang an einer zentralen Stelle zu kommunizieren. Hier kannst du alle notwendigen Angaben tätigen.
Allgemein gilt, dass du im beruflichen Gespräch genügend Abstand bewahren solltest. Im Gegenzug zu deinen privaten Kontakten ist manchen Arbeitskollegen ein zu naher Kontakt unangenehm.
Office Knigge: E-Mail verfassen
In einer E-Mail solltest du die Höflichkeitsform wahren. Verwende die richtige Ansprache und verzichte auf Abkürzungen. Am besten nimmst du dir hinreichend Zeit, auch wenn eine E-Mail in der Regel schnell getippt ist. Auch Rechtschreib- oder Grammatikfehler vermitteln kein kompetentes Bild.
Interne E-Mails kannst du tendenziell formloser verfassen. Jedoch ist dies abhängig vom Empfänger. Beispielsweise sind die E-Mails an die Chefetage weiterhin formell zu schreiben.
Knigge im Job: Komplimente machen
Auch wenn jeder gerne Komplimente hört, kann dich die Vergabe dieser in unangenehme Situationen bringen, insbesondere wenn sich das Kompliment auf das Aussehen bezieht. Komplimente über die Leistungen oder Charaktereigenschaften eines Kollegen sind dagegen unverfänglicher.
Business Etikette: positiver Smalltalk
Ein lockeres Gespräch ist die Grundlage für eine gute Beziehung zu deinen Arbeitskollegen. Damit dir das gelingt, solltest du darauf verzichten, zu nörgeln oder Alles und Jeden schlecht zu machen. Themen, die eventuell zu Differenzen führen, solltest du ebenfalls vermeiden.
Das Festigen von beruflichen Beziehungen setzt gute Manieren voraus. Mobbing am Arbeitsplatz hingegen ist natürlich ein No-go. Eine angenehme Arbeitsatmosphäre, in der sich im besten Fall alle Mitarbeiter wohlfühlen, sollte im Unternehmen geschaffen werden.
Benimmregeln: Kommunikation über das Telefon
Bei der geschäftlichen Kommunikation über das Telefon solltest du deine Stimme aus Respekt vor deinen Kollegen senken. Dies gilt auch für private Gespräche. Insbesondere im Großraumbüro wird auf diese Weise gewährleistet, dass niemand bei der Arbeit gestört wird. Des Weiteren können Telefonate so nicht belauscht werden.
Von lauten und unangenehmen Klingeltönen solltest du absehen, damit du keine zusätzlichen Störfaktoren im Büro schaffst. Eine Vibrationsalarm genügt und ist während der Arbeitszeit angemessen.
Überlange Gespräche sowie lange Nachrichten auf dem Anrufbeantworter solltest du vermeiden. Wenn eine wichtige Information an eine nicht erreichbare Person übermittelt werden muss, dann genügt eine Nachricht, in der du deinen Namen, den Unternehmensnamen, deine Telefonnummer und die Bitte um einen baldigen Rückruf hinterlässt. Bei sehr wichtigen Informationen ist es überdies ratsam, diese persönlich und nicht am Telefon mitzuteilen.
Wenn du während der Arbeit Musik über dein Smartphone oder deinen Computer hören möchtest, dann solltest du immer Kopfhörer verwenden. Andernfalls werden deine Kollegen möglicherweise von der Arbeit abgelenkt. Außerdem teilt nicht jeder der Kollegen deinen Musikgeschmack.
Business Verhaltensregeln für das Smartphone
Zunächst sieht das Thema Handybenutzung im Büro Folgendes vor. Der Arbeitgeber kann die Nutzung des privaten Mobiltelefons am Arbeitsplatz verbieten. Zum einen unter dem Gesichtspunkt, dass die Verwendung am Arbeitsplatz unzulässig ist und sich teilweise störend auf die Tätigkeit auswirkt, zum anderen sind private Tätigkeiten während der Arbeit zu unterlassen.
Eine Argumentation, dass eine Erreichbarkeit in Notfällen gewährleistet sein muss, greift an dieser Stelle nicht. In solchen Fällen kann das betriebliche Telefon genutzt werden. Über spontan anfallende Überstunden kann die Familie oder der Partner in den Pausen informiert werden.
Wie verhalte ich mich nach dem Business Knigge im Meeting?
Zu einem angesetzten Meeting solltest du immer pünktlich erscheinen. Im Fall einer längeren Anreise plane ausreichend Zeit für Verzögerungen ein. Bist du doch einmal zu spät, dann solltest du den Meetingraum leise, schnell und störfrei betreten.
Im Meeting ist der Umgang mit dem Smartphone zu vermeiden. Dies wirkt unhöflich und unaufmerksam. Bringe das gleiche Interesse entgegen, dass du dir wünschen würdest. Dies gilt ebenso für etwaige Präsentationen.
Ist es nicht zu vermeiden, und du musst einen wichtigen Anruf entgegennehmen, solltest du für die Zeit des Telefonats den Raum verlassen. Auf diese Weise unterbrichst du das Meeting nicht. Versuche, das Gespräch so kurz wie möglich zu halten. Wenn du bereits weißt, dass du während des Meetings einen Anruf erhalten wirst, bietet sich eine Ankündigung im Vorfeld an.
Ebenso sollte die Arbeit am Laptop für die Dauer des Meetings unterbrochen werden. Dies zeugt von Interesse und Respekt gegenüber den Beteiligten und dem Vortragenden.
Richtiges Verhalten zeigen und Besucher empfangen
Kunden oder andere Besucher solltest du immer persönlich empfangen. Das signalisiert, dass der Kunde beziehungsweise der Besuch wichtig ist und der Aufwand, der für die Anreise aufgenommen wurde, wertgeschätzt wird. Bist du verhindert, sollte ein anderer Kollege die Besucher empfangen. Auch nach Beendigung des Treffens sind die Besucher wieder zurück zur Tür zu führen und zu verabschieden.
Besuchern und Kunden ist immer ein höfflicher Umgangston entgegen zu bringen. Grundsätzlich gelten hier dieselben Benimmregeln, die du deinen Arbeitskollegen und Vorgesetzten entgegenbringst.
Bei Geschäftstreffen solltest du lediglich auf wichtige Anrufe reagieren. Wenn du ständig an dein Telefon gehst, vermittelst du einen desinteressierten und gelangweilten Eindruck. Der Geschäftspartner schließt daraus möglicherweise, dass du an einer zukünftigen Zusammenarbeit nicht interessiert bist. Des Weiteren unterbrichst du mit diesem Verhalten die Unterhaltung.
Genauso wenig ist es angebracht, dein Smartphone auf den Tisch zu legen. Verleihe dem Mobiltelefon nicht so viel Präsenz. Auch ein unpassender Klingelton kann einen falschen Eindruck vermitteln.
Wie verhalte ich mich bei Gerüchten?
Gerüchte sind häufig ein Garant für Zwist und Streitereien im Büro. Dabei handelt es sich selten um positive Gerüchte. Auch wenn sich einige Gerüchte nicht vermeiden lassen, solltest du dich nicht aktiv an deren Weiterverbreitung beteiligen. Zum einen können diese zu einem verschlechterten Arbeitsklima beitragen, zum anderen können sie deine Aufstiegschancen verringern, wenn die Chefetage von den Gerüchten erfährt.
Durch eine Richtigstellung können Gerüchte aus der Welt geschafft werden. In schlimmen Fällen ist ein persönliches Gespräch zu suchen, indem du den Sachverhalt aufklärst. Gegebenenfalls kann ein Gespräch mit deinem Vorgesetzten die Lösung sein. Für diesen gilt an dieser Stelle, dass er in einer angemessenen Haltung zu den Gerüchten Stellung bezieht und seinen Mitarbeitern den Rücken stärkt.
Fazit zum Business Knigge
Zum Schluss sollte noch erwähnt werden, dass diese Business Knigge Regeln lediglich Empfehlungen sind, die nicht in jedem Betrieb die gleiche Anwendung finden. Jedes Unternehmen lebt eine andere Kultur. Hier solltest du dich langsam herantasten, um herauszufinden, welches Verhalten angemessen ist. Dies bedeutet jedoch nicht, dass die Knigge Regeln nicht allgemein gültig sind. Eine höfliche und respektvolle Verhaltensweise ist in jedem Fall ratsam.
Die Benimmregeln in Deutschland können vom internationalen Business Knigge oder von Verhaltensregeln in anderen Ländern abweichen. Bei internationalen Geschäftskontakten solltest du dich darüber informieren, damit du dir keinen Fauxpas leistest.
Der Business Knigge hilft dir dabei, den richtigen Umgang mit deinen Vorgesetzten und Arbeitskollegen zu finden. Zusätzlich bieten dir die Verhaltensregeln Sicherheit und verleihen deinem Auftreten Souveränität.