Die interne Kommunikation im Unternehmen ist essenziell, sowohl um eine positive Atmosphäre zu schaffen als auch um ein gewisses Arbeitspensum effizient zu bewältigen. Unternehmen nutzen verschiedene Tools, Prozesse und Vorgehensweisen, um ihren Mitarbeitern eine reibungslose interne Kommunikation zu ermöglichen. Dabei spielt nicht nur die richtige Handhabung der Tools eine wichtige Rolle, sondern ebenso der Umgangston im Unternehmen.
In einem sich stetig wandelnden Arbeitsumfeld, das außerdem von Generation Z und Alpha geprägt wird, ist es entscheidend, die innerbetriebliche Kommunikation an die Bedürfnisse dieser jungen Talente anzupassen. Wir zeigen dir, welche Möglichkeiten Unternehmen für ihre innerbetriebliche Kommunikation haben und wie du, gerade als Berufsanfänger oder Neuling im Unternehmen, souverän mit den Instrumenten der internen Kommunikation umgeht.
Was ist interne Kommunikation?
Interne Kommunikation bezeichnet die Prozesse in einem Unternehmen, in denen Mitarbeiter untereinander, aber auch Vorgesetze mit den Mitarbeitern kommunizieren. Daher ist die interne Kommunikation besonders wichtig für die Unternehmenskultur und prägt diese entscheidend mit.
Wenn du gerade erst in den Job startest oder neu in einem Unternehmen bist, musst du natürlich erst einmal die vorhandenen Strukturen und Tools kennenlernen. Sowohl die informelle Kommunikation durch Flurfunk oder Gerüchte als auch die formelle Kommunikation mit festgelegten Instrumenten gilt es kennenzulernen und gekonnt einzusetzen.
Vor allem projektbezogene Arbeitsweisen sind auf eine effektive Kommunikation angewiesen, damit es nicht zu Missverständnissen kommt. Ein spezielles Training in diesem Bereich kann Projektmanagern helfen, ein Team erfolgreich zu führen.
Aufgaben und Ziele der internen Kommunikation
Um zu verstehen, wie die verschiedenen Kanäle der innerbetrieblichen Kommunikation effizient genutzt werden, ist es wichtig zu verstehen, was die Aufgaben und Ziele der internen Kommunikation sind.
- Informationen
Als grundlegende Aufgabe der internen Kommunikation gilt die Weitergabe von Informationen jeglicher Form. Ob es sich dabei um wirklich relevante Unternehmensinhalte handelt oder aber auch nur um soziale Neuigkeiten der Kollegen. Der Informationsaustausch ist die Basis.
- Austausch und Dialog
Der Austausch des Managements oder von Vorgesetzten mit ihren Mitarbeitern soll in diesem Fall als Dialog gestaltet sein. Es ist also nicht nur eine Art Befehlskette, die von oben nach unten funktioniert. Idealerweise wird ein Dialog zwischen Abteilungen und Mitarbeitern erzeugt, in dem mehrere Personen relevante Informationen einbringen können und so Verbesserungen herbeiführen.
- Wissensmanagement
Gerade in größeren Unternehmen spielt das Wissensmanagement eine entscheidende Rolle. Wichtige Informationen zu Prozessen und Abläufen können zentral (beispielsweise in einer Datenbank) abgelegt und somit von verschiedenen Personen abgerufen werden. Somit kann im Zweifelsfall auch ohne einen persönlichen Ansprechpartner auf wichtige Infos zugegriffen werden. Dies hilft auch, wenn beispielsweise Mitarbeiter mit einem hohen Wissensschatz das Unternehmen verlassen.
- Motivation
Letztendlich dient die interne Kommunikation auch der Motivation der Mitarbeiter. Durch eine hohe Transparenz in Bezug auf die Erwartungen und regelmäßiges Feedback, haben Vorgesetzte die Möglichkeit, ihre Mitarbeiter zu motivieren und zu guten Leistungen anzuspornen.
Tools zur internen Kommunikation
Sicherlich fragst du dich nun, wie das alles gewährleistet werden soll? Unternehmen haben unterschiedliche Möglichkeiten ihre innerbetriebliche Kommunikation zu strukturieren und effizient voranzutreiben. Im Idealfall decken sie alle vier Hauptaufgaben der internen Kommunikation ab und können so ein verlässliches Wissensmanagement und eine positive Unternehmenskultur erzeugen.
Mithilfe der umgreifenden Digitalisierung haben sich die Instrumente der internen Kommunikation natürlich verändert und sind deutlich umfangreicher und vielfältiger geworden. Wir stellen dir die wichtigsten Tools vor.
Digitale Instrumente zur internen Kommunikation
- E-Mail
Das wohl prominenteste Beispiel ist die E-Mail. Sie ist im Zuge des Aufkommens der neueren Chatprogramme die formellste Variante des digitalen Schriftverkehrs. Der Vorteil ist, dass sie ohne die Installation großer technische Infrastruktur nutzbar ist und hier in ein Gespräch theoretisch auch Externe einbezogen werden können.
- Intranet
Ein firmeneigenes Intranet benötigt bereits eine intensivere technische Infrastruktur. Es ist in der Regel nur von Firmenmitgliedern oder von speziell freigeschalteten Externen nutzbar. Hier können Mitarbeiter Informationen und Nachrichten austauschen.
- Chat und Messaging Tools
Chat und Messaging Tools sind sozusagen die kleinen Geschwister der E-Mail. Diese sind unvermittelter als Mails (instant), dementsprechend ist auch der Ton hier oft lockerer und die Schreibweise informeller. Du kannst hier kurze Nachrichten austauschen, so wie du es wahrscheinlich von deinem Smartphone kennst.
- Wiki
Ein firmeninternes Wiki ist besonders für das Wissensmanagement hilfreich. Hier können Mitarbeiter ihr Wissen zusammentragen und abrufbar machen. Im Endeffekt dient dies der Speicherung von Wissen, falls Mitarbeiter mit Spezialwissen nicht verfügbar sind oder die Firma verlassen. Zudem kann es bei der Einarbeitung und Eingewöhnung neuer Mitarbeiter helfen, um erstmal grundlegende Prozesse nachvollziehen zu können.
- Tools für Mitarbeiterfeedback
Die Erkenntnisse aus diesen Tools sind gerade für Führungskräfte wichtig. Hier können Mitarbeiter beispielsweise wöchentlich oder monatlich ein Feedback zur Gesamtsituation oder aber auch zu speziellen Fragen geben. Somit können einerseits die Mitwirkung und Motivation der Mitarbeiter gefördert werden und andererseits Vorgesetzte Erkenntnisse zur Stimmung im Unternehmen erhalten. Oftmals sind diese Umfragen anonymisiert und somit kann hier offener geredet werden.
Meetings und Gespräche in der internen Kommunikation
Meetings und persönliche Gespräche sind die analogen Möglichkeiten zur innerbetrieblichen Kommunikation. Viele Unternehmen haben fixierte und regelmäßige Termine, in denen sich einzelne Abteilungen, bestimmte Fachgruppen oder aber auch manchmal das ganze Unternehmen trifft. Hier werden Erwartungen, Ziele und Fortschritte besprochen. Die Abstimmung erfolgt dabei in direktem Kontakt untereinander.
Nachteilig kann natürlich die Hemmschwelle sein, sich einer breiteren Öffentlichkeit mit möglicher Kritik oder aneckenden Vorschlägen mitzuteilen. Andererseits besteht in diesem face-to-face Kontakt die Möglichkeit, Dinge auf dem kurzen Dienstweg zu klären und sich in den direkten Austausch zu begeben. Dabei kommt natürlich die nonverbale Kommunikation, wie Gestik und Mimik zum Tragen, die in digitalen Instrumenten eher nur beschränkt eingesetzt werden kann.
In persönlichen Gesprächen wird meist die individuelle Leistung eines Mitarbeiters evaluiert und besprochen. Regelmäßig stattfindende Mitarbeitergespräche dienen der Motivation der Mitarbeiter und auch der Kommunikation der individuellen Erwartungen des Unternehmens an den Einzelnen. Offenes Feedback und Lob vom Vorgesetzten führt nachweislich zu besseren Leistungen.
Wie du mit diesen Tools umgehst
Wenn du vielleicht gerade Berufsanfänger oder aber Neuling im Unternehmen bist, fällt es dir am Anfang möglicherweise schwer, den richtigen Ton zu treffen oder zu verstehen, wie die Tools richtig genutzt werden.
Wichtig ist dabei immer, dass du dich langsam rantastest und bloß nicht vergisst, dass du immer noch auf der Arbeit bist. E-Mails stellen die formelle Variante der digitalen Kommunikation dar. Drück dich gepflegt und in ganzen Sätzen aus. Hier werden wichtige und umfangreichere Sachverhalte geklärt, damit sie möglicherweise auch nochmal nachgehalten werden können. Lies über wichtige E-Mails noch einmal drüber und stelle sicher, dass du keine Rechtschreib- oder Grammatikfehler machst.
In Chats und Messengern geht es oft lockerer zu und der Ton ist nicht so formell. Trotzdem nutze auch hier korrekte Satzzeichen und versuche, deine Intention klarzumachen und nicht zu viele Nachrichten mit kurzen Sätzen zu schicken.
Meetings und persönliche Gespräche sind nochmal besondere Fälle. Die Persönlichkeit deines oder deiner Gegenüber spielt hier eine gewichtige Rolle. Anfangs solltest du dich vielleicht noch ein wenig zurückhalten und ein Gefühl dafür bekommen, wie das Meeting abläuft und wie die Gruppendynamik ist. Du wirst schnell lernen, wie Wortmeldungen ablaufen und wie die Gruppe funktioniert. Im persönlichen Gespräch ist zudem der Anlass wichtig, reagiere auf Kritik nicht gereizt oder ablehnend, sondern versuche zu reflektieren und Verbesserungsvorschläge anzunehmen und umzusetzen.
Fazit zur internen Kommunikation im Unternehmen
Auch als Greenhorn in der Karrierewelt kannst du die Tools und Prozesse der internen Kommunikation für dich nutzen. Wir haben dir gezeigt, welche Möglichkeiten Unternehmen zur internen Kommunikation haben und wie du damit anfangs am besten umgehst. Wir wünschen dir viel Erfolg für deine Karriere!