Homeoffice in der Pandemie – Das müssen Arbeitgeber beachten

Homeoffice

Das Arbeiten im Homeoffice wird immer beliebter. Während der Pandemie ist die Zahl der Arbeitnehmer, die von Zuhause aus tätig werden, signifikant gestiegen. Grund dafür war nicht allein der Wille der Betroffenen, sondern der Gesundheitsschutz. Aber besteht ein Anspruch des Arbeitnehmers gegen den Arbeitgeber auf das Einrichten eines Heimarbeitsplatzes? Und welche rechtlichen Vorgaben muss der Arbeitgeber erfüllen? Hier lernst du die wichtigsten Vorgaben kennen und erfährst, was du als Arbeitgeber beachten musst.

Trend Homeoffice – Den Weg ins Büro wollen sich viele Arbeitnehmer sparen

Die Freiheit im Beruf nimmt für viele Menschen einen zunehmend höheren Stellenwert ein. Sie wünschen sich flexible Arbeitszeiten, möchten ohne Unterbrechungen und Ablenkungen arbeiten können und weniger Zeit für die Fahrt zur Arbeit aufwenden. Für die allseits beliebte Work-Life-Balance nehmen Arbeitnehmer ein geringeres Gehalt in Kauf und verzichten auf kleinere und größere Annehmlichkeiten. Es soll genügend Zeit für die Familie bleiben, für den Haushalt, Hobbys und die allgemeine Freizeit.

Für viele kommt daher die Möglichkeit, von Zuhause aus zu arbeiten, wie gelegen: Hier sparen sich Arbeitnehmer teils lange Fahrtwege, wodurch Pendler schnell ein bis zwei Stunden am Tag mehr zur freien Verfügung haben. Die Mittagspause kann für Mahlzeiten mit der Familie genutzt und in der Kaffeepause kann schnell die Waschmaschine angeschaltet werden. Der Arbeitstag beginnt dank der wegfallenden Fahrt später und endet früher.

Das Arbeiten im Homeoffice erfreut sich daher großer Beliebtheit. Allein die örtliche Nähe wirkt sich oft positiv auf das Klima in der Familie aus und ermöglicht Arbeitnehmern, die verschiedenen Bereiche ihres Lebens miteinander in Einklang zu bringen.

Was genau bedeutet Homeoffice?

Homeoffice wird auch als Teleheimarbeit oder als e-Work bezeichnet. Gearbeitet wird dabei von Zuhause aus an einem eigens hierfür eingerichteten Arbeitsplatz. Arbeitnehmer kommunizieren mit ihrem Arbeitgeber oder mit Kunden über E-Mails oder das Telefon.

Unterschieden wird in Deutschland zwischen der heimbasierten Telearbeit und der alternierenden Telearbeit. Erstere wird ausschließlich von Zuhause aus ausgeführt, wobei Letztere ein wechselndes Arbeiten zu Hause oder im Unternehmen beschreibt. Als Arbeitgeber besprichst du in beiden Fällen im Vorhinein mit dem Arbeitnehmer, wie die Arbeitstage aufgeteilt werden und welche Arbeitszeiten er erfüllen soll.

Anders als in den Niederlanden haben deutsche Arbeitnehmer keinen Anspruch darauf, im Homeoffice arbeiten zu dürfen. Eine gesetzliche Regelung existiert hierzulande nicht. Daher müssen Arbeitnehmer und Arbeitgeber eine eigene Vereinbarung treffen, ob und wie viel Arbeit von Zuhause aus geleistet werden soll.

Welche Vorteile bietet das Homeoffice?

Arbeitnehmer sehen im Homeoffice meist den Vorteil, dass sie ihre Arbeit und ihre Familie „unter einen Hut“ bringen können. Hinzu kommt die eingesparte Lebenszeit, die nicht mehr mit Fahrten zu und vom Büro verbracht werden muss. Arbeitnehmer können sich ihre Arbeitszeit zu Hause oft frei(er) einteilen und einen Teil ihrer Arbeit auch früh am Morgen oder spät abends erledigen. Auf diese Weise können sie ihre Kinder morgens in den Kindergarten fahren oder sie abends ins Bett bringen. Auch Stressfaktoren wie lange Staus oder ausgefallene Bahnen gehören der Vergangenheit an.

Einige Arbeitnehmer berichten zudem, dass sie im Homeoffice ruhiger arbeiten und sich allgemein gelassener fühlen. Sie sind nicht mehr dem Lärm eines Großraumbüros ausgesetzt und werden auch nicht mehr von Kollegen gestört, die mit der Frage nach einer gemeinsamen Kaffeepause in ihr Büro kommen. In Großraumbüros können sich Bakterien und Viren aufgrund der körperlichen Nähe der Mitarbeiter nahezu ungehindert ausbreiten, wodurch es insbesondere in nasskalten Jahreszeiten zu vermehrten Ausfällen wegen Krankheit kommt.

Schließlich können Arbeitnehmer im Homeoffice tragen, was sie möchten. Sie sind nicht länger an Vorgaben und Dresscodes gebunden und können die Bequemlichkeit ihrer Kleidung zur Priorität machen. Oft spart die geänderte Garderobe zudem Wasch- und Bügelaufwand und auch so mancher Gang zur Reinigung entfällt.

Welche Nachteile bietet das Homeoffice?

Viele Arbeitgeber sind bisher nicht vom Homeoffice überzeugt und argumentieren, dass der persönliche Kontakt die Effizienz der Arbeit erhöhe. Ohne ihn werden Arbeitnehmer schnell sozial isoliert, was sich auf die Psyche und damit auch langfristig auf die Qualität der Leistung auswirken kann.

Im Homeoffice werden Arbeitnehmer zwar nicht von anderen Kollegen gestört oder von der Geräuschkulisse im Großraumbüro – hier warten aber andere Ablenkungen wie Kinder, der Haushalt oder der Postbote. Die Trennung von Arbeit und Privatem ist wichtig für einen psychischen Abschluss, der dem Gehirn signalisiert, dass nun Feierabend ist und der Arbeitnehmer sich entspannen kann und soll. Bei der Arbeit von Zuhause aus verschwimmen schnell die Grenzen, weshalb hier nicht nur ein Schreibtisch, sondern ein ganzes Arbeitszimmer eingerichtet werden sollte, das allein für das Homeoffice genutzt wird.

Rechtliche Vorgaben und Umsetzungsmöglichkeiten

Die Arbeit im Homeoffice bietet sich längst nicht für jeden Arbeitnehmer an. Es gibt einige Aspekte, die Arbeitgeber beachten sollten, damit für beide Seiten ein erfolgreiches Homeoffice möglich ist. Einige Berufe erfordern die Tätigkeit vor Ort und auch in kleinen Betrieben ist die Einrichtung eines Heimarbeitsplatzes oft mit unverhältnismäßigen Schwierigkeiten verbunden. Wenn deine Arbeitnehmer aber vorwiegend oder ausschließlich an einem Bildschirm arbeiten und die Kommunikation mit Mitarbeitern oder Kunden auch telefonisch oder per E-Mail erfolgen kann, bietet sich Homeoffice grundsätzlich an.

In dem Fall richtet dein Mitarbeiter ein Arbeitszimmer in seinem Haus oder seiner Wohnung ein, das idealerweise mit ergonomischen Möbeln ausgestattet wird. Weiterhin sollte genügend natürliches Licht einfallen können und die Möglichkeit bestehen, regelmäßig zu lüften.

Du schließt mit deinem Mitarbeiter einen Vertrag ab, der ihm die Arbeit im Homeoffice erlaubt. Dieser ist eine Zusatzvereinbarung zum bereits bestehenden Arbeitsvertrag und regelt, welche Voraussetzungen das Arbeitszimmer erfüllen muss. Weiterhin wird darin vereinbart, ob die Arbeitszeit aufzuzeichnen ist und ob der Arbeitnehmer zu etwaigen Kernarbeitszeiten erreichbar sein muss. Die zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel werden festgehalten. Meist wird hier eine Klausel beigefügt, die den privaten Gebrauch untersagt. Der Vertrag beinhaltet schließlich eine Datenschutzklausel und Vorgaben wie das Abschließen des Arbeitszimmers.

Die Betriebsvereinbarung zur Telearbeit kannst du jederzeit widerrufen, wenn die Umsetzung der Arbeitsschutzbestimmungen nicht gewährleistet ist oder dein Mitarbeiter seine Aufgaben nicht erfüllt. Dabei kommt es jeweils auf das im Vertrag Vereinbarte an. Für den Widerruf musst du zudem eine Ankündigungsfrist einhalten.

Die Corona-Arbeitsschutzverordnung

Als Arbeitgeber bist du dazu verpflichtet, den betrieblichen Arbeits- und Gesundheitsschutz umzusetzen und deine Arbeitnehmer vor Ansteckungen auf der Arbeit zu schützen. Daher schreibt die Corona-Arbeitsschutzverordnung die Berücksichtigung von Homeoffice-Möglichkeiten im Rahmen der SARS-CoV-2-Arbeitsschutzregel vor. Die Belegung von Büroräumen durch mehrere Personen soll auf ein Minimum reduziert und auch in Pausenzeiten auf die Einhaltung des Infektionsschutzes geachtet werden.

Auch nach der Änderung der Corona-Arbeitsschutzverordnung im September 2021 bleibst du daher verpflichtet, das Angebot zum Homeoffice zu berücksichtigen. Diese Formulierung zeigt aber auch, dass du nicht jedem Arbeitnehmer die Arbeit von Zuhause aus ermöglichen musst. Abhängig von der Größe deines Unternehmens, der Art der Tätigkeiten und dem zur Verfügung stehenden Budget solltest du die Telearbeit zwar nach Möglichkeit anbieten – gelingt dir das aber nicht, kannst du den vorgeschriebenen Infektionsschutz auch durch Maßnahmen umsetzen, die einen gleichwertigen Schutz bieten.

Kommt das Homeoffice aus betriebstechnischen Gründen in deinem Unternehmen nicht infrage oder würde die Abwesenheit der Arbeitnehmer vor Ort die Betriebsabläufe erheblich einschränken, kannst du deinen Mitarbeitern die Telearbeit verwehren. Dies ist auch dann der Fall, wenn sie mit sensiblen Daten und Betriebsgeheimnissen arbeiten und der Betriebsdatenschutz nicht umgesetzt werden kann.

Gleichzeitig kannst du deine Arbeitnehmer nicht dazu verpflichten, künftig im Homeoffice zu arbeiten. Hierfür bedarf es einer vertraglichen Vereinbarung zwischen dem Arbeitgeber und dem Beschäftigten, die nicht ohne Weiteres umgangen werden darf.

Wurde eine Vereinbarung zur Telearbeit geschlossen, bist du grundsätzlich weiterhin dafür verantwortlich, dass auch am Heimarbeitsplatz das Arbeitszeitgesetz und das Arbeitsschutzgesetz eingehalten werden. Jegliche benötigten Arbeitsmittel musst du deinem Mitarbeiter allerdings nicht zur Verfügung stellen. Stattdessen kannst du mit ihm die Verwendung privater Mittel vereinbaren, sofern auch hier die Einhaltung des Datenschutzes sichergestellt werden kann.

Prognose für das Homeoffice – Wie sieht die Arbeit nach der Pandemie aus?

Im Rahmen der Pandemie wurden in vielen Betrieben Heimarbeitsplätze eingeführt und ausgebaut. Das hartnäckige Misstrauen von Arbeitgebern gegen das Homeoffice konnte verringert werden und auch die Vorteile haben sich aufgezeigt: Arbeitnehmer sind dankbar für die Möglichkeit, Arbeitswege zu sparen und auch die Ausgaben für die Anmietung großer Büroräume können bei der langfristigen Aufrechterhaltung von Homeoffice-Möglichkeiten deutlich verringert werden.

Es ist daher davon auszugehen, dass auch nach der Pandemie mehr Arbeitnehmer von Zuhause aus tätig werden als zuvor. Die Möglichkeit, in Büroräumen zu arbeiten, sollten Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern aber nach wie vor einräumen – viele möchten zumindest gelegentlich dem heimischen Arbeitszimmer entfliehen und auf Kollegen treffen. Umgesetzt werden kann dies mit der Einrichtung von Arbeitsplätzen, die keinem festen Mitarbeiter zugewiesen sind. Auf diese Weise wird ein Kompromiss geschaffen, der Kosten reduziert und Arbeitnehmer zufriedenstellt.