Büroorganisation – Den eigenen Arbeitsplatz sowie die eigene Arbeit zu organisieren ist eine Aufgabe, bei der ein schnelles Scheitern gerne vorprogrammiert ist. Dabei kann alles so einfach sein, wenn du dich an unsere kleinen Tipps hältst.
Nach dem Wochenende öffnest sich die Bürotür und mit Entsetzen stellst du fest: Der Schreibtisch zeigt das gleiche Papierchaos, wie am Freitagnachmittag bei der Flucht ins Wochenende. Da waren doch noch irgendwo die wichtigen Notizen von dem letzten Meeting, es müssten dringend noch die Unterlagen für das Großprojekt überarbeitet werden und wo zum Teufel versteckt sich eigentlich das Telefon? Zu schade, dass es wohl keine Heinzelmännchen für deinen Schreibtisch gibt.
Schon Goethe hat gesagt:
Gegenüber der Fähigkeit, die Arbeit eines einzelnen Tages sinnvoll zu ordnen, ist alles andere im Leben ein Kinderspiel.
Der spontane Eifer („Heute wird der Schreibtisch aber aufgeräumt!“) verpufft dann zumeist genauso schnell, wie er gekommen ist. Irgendwie kannst du dich schließlich auch so durch den Papierdschungel kämpfen! Wenn du dich jedoch an unsere Tipps hältst, ist es gar nicht mehr so schwer, die Zeit für ein bisschen Ordnung zu finden und – was fast noch besser ist – diese dann auch zu halten. Die Stunden und Minuten, die du schließlich für die Büroorganisation sparst, kannst du für deine Karriere nutzen – zum Beispiel indem du dir weitere wertvolle Tipps auf Karriere Guru holst.
Zeitmanagement am Arbeitsplatz – Büroorganisation 2.0
Es gibt viele gute Ratschläge für deine perfekte Organisation im Büro, auf der Baustelle, in der Küche oder wo auch immer sich dein Arbeitsplatz befindet. Zum Beispiel sollte alles abgestellt werden, was dich zu sehr von deinen eigentlichen Aufgaben ablenkt (E-Mail-Programm, Telefon, Handy etc.), du sollst „Nein“ sagen zu den Kollegen, die unliebsame Aufgaben abgeben wollen, Zeit zum Nachdenken einplanen etc.
Ein Organisationstalent kann jeder von uns werden. Dazu bedarf es nur ein bisschen Selbstdisziplin am Arbeitsplatz und unseren kleinen Tipps für deine Büroorganisation.
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Die eigene Zeiteinteilung kennen
Damit du künftig deine Aufgaben besser einteilen kannst, ist es hilfreich zu wissen, wie sich dein tägliches Arbeitspensum zeitlich strukturiert. Das nimmt ein wenig deiner Zeit in Anspruch, kann für dich und deine Organisation aber eine riesige Erleichterung sein. Befolge dazu einfach die folgenden 3 Schritte:
Step 1: Deine Aufgaben lassen sich ganz einfach kategorisieren. Zum Beispiel: E-Mails beantworten/schreiben, Kundenbetreuen, Meeting etc. Zu diesen Kategorien zählt ebenfalls der Small-Talk im Büro sowie die Pause.
Step 2: Damit du nun herausfindest, was du wie oft und in welchen Zeiträumen machst, fertigst du eine Tabelle an. Für jede Kategorie gibt es dabei eine Zeile, für die Zeitabstände werden die Spalten genutzt (stündliche Abstände bieten sich an). Nach jeder erledigten Aufgabe machst du einen Strich entsprechend Uhrzeit und Kategorie.
Step 3: Werte deine Tabelle aus. Was zunächst schwer klingt, ist es aber nicht. Du schaust, wie oft du welche Aufgaben machst und zu welchen Zeiten. Dadurch findest du heraus, was dich von deinen eigentlichen Aufgaben ablenkt, wie viel Zeit du mit einplanen musst und kannst somit zum nächsten Punkt für die zeitliche Organisation deiner Arbeit kommen.
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Die eigene Zeiteinteilung organisieren und optimieren.
Projekte, andere Mitarbeiter, E-Mails, Telefonate, ein kurzer, verbotener Blick auf die eigene Facebooktimeline – all das sind kleine Zeitfresser, die dich schnell in ein kleines Chaos führen. Unter den Experten für das Zeitmanagement gibt es einigen Zwist darüber, ob für dich eine To-do-Liste wirklich der Ausweg ist. Ganz im Sinne der Diplomatie, geben wir dir für beide Varianten Tipps. Denn nicht jeder ist ein Typ für Listen, auch wenn sie für manche ein absolutes Muss sind.
Punkt-für-Punkt Organisation: Listen-Liebhaber aufgepasst!
Die Aufgaben sind kategorisiert, die Daten aufgenommen und ausgewertet hast du deine Ergebnisse auch schon. Die perfekte Grundlage für deine Aufgabenliste! Wichtig bei deiner Planung sind aber vor allem noch Pufferzeiten, da immer mal ein Telefonat, ein Kollege mit Fragen etc. auf dich zukommt. Die Liste fertigst du am besten einen Tag zuvor an – eine prima Aufgabe für die Zeit kurz vor Feierabend.
- Priorisiere zunächst die täglich anfallenden Arbeiten. Welche Projekte sind wichtig, welche haben wann ihre Deadline und wie viel Zeit benötige ich dafür? Alle wichtigen Projekte schiebst du in deinen Vormittag. Dann bist du noch geistig in Hochform, sodass du Flüchtigkeitsfehler besser vermeiden kannst. Plane dabei auch immer Zeit für Telefonate etc. ein!
- Wenn du vor einer größeren Teilaufgabe stehst, dann hilft es, diese in kleinere Aufgabengebiete zu unterteilen – ganz einfach für die eigene Motivation. So kannst du zwischendurch immer mal wieder deine Liste abhaken, statt „nur“ diese eine Aufgabe auf dem Blatt zu sehen.
- Ähnliche Aufgaben solltest du nach Möglichkeit immer hintereinander erledigen. Durch die so entstehende Routine erledigt sich die Arbeit nach und nach schneller.
- Blockade Aufgaben können sich unverhofft ebenfalls auf deiner Liste einschleichen. Langes Grübeln bringt dich dann zumeist nicht weiter. Verschieb die Aufgabe auf deiner Liste nach hinten und erledige den nächsten Punkt.
- In jedem Fall gilt: Erledigungen, die vielleicht Zeit fressen, aber nur maximal 5 Minuten deiner Zeit in Anspruch nehmen, solltest du direkt erledigen und damit abschließen. Dafür hast du schließlich die Pufferzeiten mit eingeplant.
- Last but not least: Mach dir niemals mehr als eine To-do-Liste für einen Lebensbereich. Das heißt, dass du maximal eine To-do-Liste für die Arbeit und eine für dein Privatleben haben solltest. So kannst du Überschneidungen sowie Verwechslungen vermeiden.
Freestyle-Organisation: Listenlos glücklich!
Klingt leicht rebellisch, ist es aber nicht. Wenn du zu den Menschen gehörst, die eine To-do-Liste anfertigen und diese dann doch vergessen, dann brauchst du andere Tipps für deine Büroorganisation:
- Halte dir zunächst vor Augen: Multitasking bringt einfach gar nichts. Das menschliche Gehirn ist nicht darauf ausgelegt, zwei Aufgaben gleichzeitig mit 100 %iger Konzentration zu absolvieren. Um ein Chaos zu vermeiden, arbeitest du deine Aufgaben folglich am besten Punkt für Punkt ab.
- Bearbeite direkt die Sachen, die wenig Zeit in Anspruch nehmen. Alle anderen Tätigkeiten, die du schon viel zu lange vor dir herschiebst hingegen solltest du entweder abgeben, oder komplett streichen. Das menschliche Gehirn hat ab und zu schon seine Gründe, warum es vergisst.
- Bevor du dich zu sehr auf einen Aufgabenbereich stürzt und deine komplette Zeit dort hinein investierst, überlege zunächst ganz genau: Wie wichtig ist diese Aufgabe und was bringt sie mir? Wie viel Zeit lohnt es sich letztlich dafür aufzuwenden?
- Ein paar Punkte kannst du dir ebenfalls von den Hinweisen für das Erstellen einer To-do-Liste abgucken – zum Beispiel den Umgang mit wichtigen Arbeiten.
Wenn du deine Methode zur perfekten Zeit–Organisation am Arbeitsplatz gefunden hast, dann kannst du dich bereits auf den kommenden Artikel freuen. Dort geben wir dir ein paar Kniffe für den perfekt aufgeräumten Schreibtisch in Organisation für den Arbeitsplatz Teil 2!
