Büroorganisation – nichts klingt langweiliger. Allerdings verbringt ein Arbeitnehmer insgesamt bis zu 70 Arbeitstage/Jahr mit der Suche nach Unterlagen. Die Zeit kannst du doch mit ein bisschen Büroorganisation viel sinnvoller gestalten – die Tipps dafür haben wir hier.
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Vorsicht, Lawinengefahr! Aber keine Schnee- oder Gerölllawine. Nein, der Berg an Dokumenten, Notizen usw. auf deinem Schreibtisch droht dich zu überrollen. Ordnung muss her, aber schnell. In dem ersten Beitrag zur Organisation am Arbeitsplatz ging es um Zeitmanagement. Wenn du alle Tipps und Kniffe befolgt hast, kannst du nun die Zeit dafür finden, Ordnung in dein Chaos zu bringen.
Kleiner Bonus: Die Zeit, die du zum Suchen der passenden Unterlagen einsparen wirst, kannst du prima für deine Karriere nutzen.
Das Genie beherrscht das Chaos …
… und wer Ordnung hält, ist nur zu faul zum Suchen!
Aber: Wer will schon in ein Büro kommen, in dem der Mitarbeiter erst einmal aus den Klauen der Papierfluten befreit werden muss?! Niemand. Und wer bitte setzt sich zu Hause für die Arbeit im Home Office oder das Lernen für Klausuren (insofern du ein solcher Studenten-Typ bist) an einen Tisch, der nur noch vage zu erahnen ist? Wenn du deinen derzeitigen Status in dieser Hinsicht überprüfen möchtest, solltest du einfach einmal ein Bild von deinem aktuellen Schreibtisch machen.
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Sieht übel aus, oder?
Folglich heißt es: Ärmel hochkrempeln, Machete bereithalten (für eventuelle Staubmäuse) und ab in die Untiefen des Papierdschungels. Jetzt gilt es, erst einmal zu sortieren und Platz zu schaffen: Welche Unterlagen gehören zusammen? D. h. entweder zu einem Projekt/einem Auftrag oder einer Arbeit? Welche Papiere benötigst du ganz dringend und welche könnten eigentlich unlängst in Mappen verschwinden? Füge alles Zusammengehörige zusammen und mach dir kleine Stapel. Vergiss dabei nicht, in den einzelnen Schubladen nachzusehen.
Huch – da steht ja wirklich ein Schreibtisch!
Kaum zu glauben, aber wahr. Für diesen Schreibtisch kannst du nun ein kleines System entwickeln, welches in Zukunft vor weiteren groß geplanten Räumungsaktionen bewahrt. Dazu haben wir hier ein paar clevere Tipps für deine persönliche Büroorganisation parat:
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Fangen wir einfach an:
Die Must-haves eines jeden Schreibtisch-Arbeitsplatzes wandern in eine Schublade – oder wahlweise in einen Rollcontainer o. ä. Wichtig ist nur, dass du dir nicht mit Locher, Tacker, Lineal oder Stiften die ganze Arbeitsfläche verbaust. Eine zusätzliche Hilfe für die kleinen Werkzeuge ist zudem eine Stiftbox, sodass deine Schreibgeräte nicht lose herumfliegen.
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Erste Steigerung:
Aussortieren. Da kann bei dem ein oder anderen schon einmal der Trennungsschmerz aufkommen. Alle Unterlagen kommen, nach Projekten sowie Aufträgen sortiert, in entsprechende Mappen/Ordner – mit einer eindeutigen Beschriftung. Alle Aufgaben, die unlängst abgeschlossen sind, aber noch nicht unmittelbar weggeworfen werden können, kommen in eine gesonderte Kiste. Alles, was unlängst weggeschmissen werden kann, kommt weg.
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Jetzt geht es rund
Die aktuellen Projekte müssen in Reichweite sein, schließlich arbeitest du gerade an ihnen. Mach dir dazu zunächst einen Ordner, am besten mit einem Inhaltsverzeichnis und Abschnitten für die diversen Bereiche. So weißt du, wo du welchen Aufgabenbereich findest und kannst ebenfalls entsprechend neue Unterlagen einsortieren. Kleine Notizen kannst du über Post-its dann ebenfalls schnell entsprechend einfügen.
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To-Do, „Nicht vergessen!!“ etc.
Für alles, was irgendwie nebenher anfällt, du nicht vergessen darfst und was sich sonst als Notiz auf deinem Schreibtisch verliert, nutzt du einfach deinen Kalender, bzw. Terminplaner. Der sollte ebenfalls aufgeschlagen und somit griffbereit in deiner Nähe lagern.
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Kleine Boni
Es gibt immer irgendetwas, was du irgendwann einmal unbedingt lesen möchtest. Schaffe dir dazu eine Extraablage. Die sollte jedoch nicht zu groß sein und einmal im Monat mindestens überprüft werden. Was dann nicht mehr interessant genug ist, kommt ganz einfach weg.
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Mit diesen 5 Tipps zur Büroorganisation kommst du ganz leicht zu einem übersichtlichen Ordnungssystem für deinen Arbeitsplatz – egal wo. Wenn es dir schwerfällt, diese Büroorganisation zu halten, haben wir noch eine kleine Möglichkeit, mit der du dich selbst motivieren kannst:
Zunächst solltest du versuchen, für das Ordnen deiner Unterlagen eine gewisse Routine zu entwickeln. Nimm dir dazu jeden Tag, den du an deinem Arbeitsplatz verbringst, zehn Minuten Zeit. Überprüfe, ob du Dokumente aussortieren kannst, alles noch an seinem Platz ist usw. Sobald dieser Schritt geschafft ist, kontrollierst du dich einmal die Woche selbst – ganz stressfrei. Schaust immer mal nach, ob du etwas vergessen hast. Wenn nicht, dann belohne dich selbst mit etwas, dass dir in deiner Freizeit Spaß macht.
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