Der Meeting-Knigge mal anders

Roter Regenschirm als Symbol für den Schutz durch die Kniggeregeln - Meeting-Knigge
verfasst von Ben

Wie du deine Karriere so richtig versauen kannst? Ganz leicht! Du missachtest zum Beispiel in einem Meeting mit hochkarätigen Geschäftspartnern einfach alle Regeln, die sich Herr Knigge angeblich hat einfallen lassen. Welche großen Fauxpas das sind und wie es richtig geht, erfährst du in diesem Beitrag zum Meeting-Knigge!

Mann mit zwei Händen am Gesicht - Diätfrust

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Fast schon spießig haben wir dir bereits in unserer Serie Manieren im Büro gezeigt, welche Regeln du beachten solltest, um bloß nicht in ein Fettnäpfchen zu treten. Aber ganz im Ernst – das ist doch langweilig. Viel mehr Spaß haben alle Beteiligten, wenn durch die Fehler eines anderen gelernt wird. Dafür begleiten wir unseren fiktiven Mr. Perfect.

Kurz zur Geschichte von Mr. Perfect:

Mr. Perfect kommt gerade frisch von der Uni. Mit seinem erlangten Abschluss hat er eine solide Position in einem mittelständischen Unternehmen im Vertrieb ergattert. Ganz begeistert davon, bald viele neue Geschäftspartner durch wichtige Meetings für das Unternehmen gewinnen zu können, beginnt er seinen ersten Job.

Das Team des mittelständischen Unternehmens war zunächst euphorisch, als sich Mr. Perfect wirklich jedem im Team vorgestellt hat. Doch nach dem ersten Teammeeting werden sie skeptisch. Dort hat der Neuling nämlich bereits die ersten groben Patzer begangen:

„Gut gebrüllt Löwe – oder doch nicht?“

Mr. Perfect ist der festen Überzeugung, dass ein Teammeeting nichts anderes ist, als eine Vorlesung in der Universität. Wer hier eine Frage stellt, stellt diese nicht per Mail oder Ähnliches, sondern wartet die nächste Sprechpause ab, um dann sein Anliegen jedem Mitarbeiter lautstark vorzutragen. Dabei muss Mr. Perfect aufpassen, damit niemand dazwischen redet, während er jemand anderen unterbricht.

Der Fehler: Abgesehen davon, dass die Unterbrechung einer anderen Person schon mehr als unhöflich ist, muss niemand in einem Meeting laut werden (es sei denn, Bau- oder Straßenlärm zwingen dazu).

„Häppchen? Prima, ich hab eh Hunger!“

Neben dem Teammeeting hat ein Mitarbeiter Geburtstag und stellt ein paar Häppchen für jeden bereit. Leider konnte niemand mit dem Appetit des neuen Kollegen Mr. Perfect rechnen, der knallhart die Häppchenplatte leer geräumt hat.

Der Fehler: Unabhängig von dem Grund dafür, dass irgendwo bei einem Meeting Essen steht, ist dieses für jeden Teilnehmer gedacht. D. h. im Umkehrschluss, dass nicht zugegriffen wird, bis der Sättigungseffekt einsetzt, sondern zunächst jeder etwas bekommt.

Hirsch im herbstlichen Wald, Zusammenfassung der oberen Punkte

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Die Folge nach dem Fehlverhalten:

Das Verhalten von Mr. Perfect blieb natürlich nicht unbemerkt, sodass sein Vorgesetzter ein ernstes Wort mit ihm spricht. Schließlich gilt es dafür zu sorgen, dass sich Mr. Perfect bei künftigen Meetings vorbildlich verhält. Folglich gibt es eine kleine Nachhilfestunde in Sachen Meeting-Knigge für Mr. Perfect sowie die Aufforderung, sich dringend an eben diese Regeln zu halten.

Das erste eigene Meeting steht an! – Meeting-Knigge

Mr. Perfect ist nun schon ein paar Wochen in dem Unternehmen und hat bereits bei einigen Geschäftstreffen einen erfahrenen Kollegen durch ganz Deutschland begleitet. Dabei hat er sich gemerkt, dass es wichtig ist, eine seriöse sowie entspannte Atmosphäre zu schaffen, damit sich beide Gesprächspartner wohlfühlen und entsprechend miteinander über das Geschäftliche reden können. Dennoch muss sich Mr. Perfect auf die Zunge beißen, da er natürlich sonst alles besser weiß als sein Kollege.

Für den ersten eigenen Termin außerhalb bucht Mr. Perfect sein eigenes Zimmer sowie einen Raum für das Meeting in einer bekannten Hotelkette, die sich auf Geschäftskunden, Geschäftsmeetings etc. spezialisiert hat. Eben diese Hotelkette stellt in Zusammenarbeit mit der Expertin Monika Matschnig Tipps für einen gelungenen ersten Eindruck zur Verfügung, wie zum Beispiel die folgenden Ratschläge:

Selbige ignoriert Mr. Perfect natürlich. Ansonsten wären ihm die folgenden Fauxpas gegenüber dem Geschäftspartner nicht passiert:

Die Begrüßung von unten nach oben – oder?

Der Geschäftspartner von Mr. Perfect ist mit seiner Assistentin sowie einem Lehrling, der etwas Wichtiges von dem Meeting mitnehmen soll, angereist. Ambitioniert wie eh und je empfängt Mr. Perfect natürlich jeden seiner Gäste: erst den Lehrling, dann die Assistentin und zu guter Letzt den eigentlichen Geschäftspartner.

Der Fehler: Bei der Begrüßung, dem Vorstellen der Gäste ebenso wie in vielen anderen Situationen gelten für Gastgeber die folgenden Regeln: Es wird immer zuerst der Ranghöchste begrüßt und sich dann „nach unten gegrüßt“. Wenn zwei ranggleiche Personen zugegen sind, wird entweder der Dienstälteste oder die Dame zuerst vorgestellt / begrüßt – je nachdem, wer davon anwesend ist. Eigentlich ganz leicht zu merken. Mr. Perfect hat jedoch ganz unfreiwillig seinen potenziellen Geschäftspartner im Rang herabgesetzt und den guten ersten Eindruck vermasselt.

Der Wackelpudding – Pumpen – Händedruck

Übereifrig, wie Perfektionisten sind, hat Mr. Perfect die Hand des Gesprächspartners wie einen Cocktail geschüttelt, ohne dabei zu fest zuzudrücken. Dabei musste er jedoch direkt alles im Raum mit seinen Augen kontrollieren – nicht, dass das Wasserglas falsch steht und dadurch die Atmosphäre beeinträchtigt wird!

Der Fehler: Angebracht ist ein kurzer, kräftiger (aber nicht zu kräftiger!) Händedruck inklusive Blickkontakt und einem freundlichen, aufgeschlossenen Lächeln. Dadurch wird signalisiert: Ich freu mich dich kennenzulernen, bin gespannt auf das Meeting und möchte mehr über dein Business erfahren! Mr. Perfect hingegen signalisiert ein „Bitte friss‘ mich nicht, nur weil ich Frischfleisch und übereifrig bin!“

Visitenkarte beim Meeting – na und?

Damit jeder den Namen des Gegenübers behält, werden direkt zu Beginn die Visitenkarten ausgetauscht. Während jedoch der potenzielle Geschäftspartner noch die Karte von Mr. Perfect studiert, hat dieser das kleine Stück Papier schon in seinem Jackett verstaut und drängt zum Platz.

Der Fehler: Wenn jemand die Visitenkarte überreicht, gehört es sich, einen kurzen Blick auf die Daten zu werfen. Dadurch wird signalisiert, dass ein tatsächliches Interesse an dem potenziellen Geschäftspartner besteht. Alles andere zeigt: Du bist unwichtig. Ich möchte den Deal mit dir und dann nichts wie in den Feierabend.

Hirsch vor herbstlichen Wald + Zusammenfassung der weiteren Tipps

© Rebecca Johnston

Wollten Sie auch etwas sagen?

Damit der erste Geschäftspartner von Mr. Perfect doch noch überzeugt wird, versucht dieser es mit der „Ich rede dich jetzt in Grund und Boden“-Taktik. Wer nun denkt, dass ein Mensch doch nicht ohne Punkt und Komma reden kann, der hat diese Situation noch nicht erlebt. Der Geschäftspartner und sein Anhang staunen ebenfalls nicht schlecht.

Der Fehler: Wer sich seinem Redefluss ergibt, versucht verzweifelt eine Gesprächsdominanz aufzubauen, ohne dabei ein wirkliches Gespräch zu ermöglichen. Des Weiteren zeigt Mr. Perfect dadurch, dass er kein Interesse an den Bedürfnissen, Fragen und Anliegen des Geschäftspartners hat.

Meet me and my mobile phone

Direkt nachdem Mr. Perfect seinen ersten Redeschwall beendet hat, muss er mal eben unbedingt an sein Handy. Allerdings kann er sich dann auch nicht mehr davon losreißen, unabhängig davon, was der Geschäftspartner sagt.

Der Fehler: Vielen ist es schon im Privatleben ein Graus, wenn der Freundeskreis sich nicht von dem Handy lösen kann. Noch gravierender wird es jedoch im Geschäftsleben, denn Kunden und Geschäftspartner hätten gerne die komplette Aufmerksamkeit von dem jeweils anderen. Wer auf einen wirklich wichtigen Anruf wartet, der äußert selbiges am besten vor dem Treffen und nennt ebenfalls den Grund dafür, warum der Anruf so wichtig ist. Ansonsten hat die physisch anwesende Person im Meeting immer den Vorrang!

Mittlerweile ist es dem potenziellen Geschäftspartner zu bunt geworden. Er verlässt wortlos mit seinem Anhang das Meeting und kontaktiert den Vorgesetzten von Mr. Perfect. Der hat nicht nur dem Ruf des mittelständischen Unternehmens, sondern ebenfalls seinem eigenen Ruf sowie seiner Karriere immens geschadet.

Das Fatale: Wer eine so miserable Vorstellung seiner Missachtung der Kniggeregeln bietet, der muss sich nicht wundern, wenn der Ruf einem weit vorauseilt. Aus diesem Grund solltest du das machen, was Mr. Perfect verpasst hat und immer an die folgende Faustregel denken:

 

Der erste Eindruck schreibt, der letzte Eindruck bleibt.