Arbeitnehmer angemessen kündigen – Was muss ich beachten?

„Sie sind gefeuert!“ – Ein wütender Chef zeigt mit dem Finger in Richtung Tür, um seinem gerade entlassenen Mitarbeiter den Weg zum Ausgang zu zeigen.

Eine Szene, die du gewiss schon öfter in Filmen gesehen hast, die jedoch der Realität auf dem deutschen Arbeitsmarkt nicht entspricht.

In Deutschland gibt es das Kündigungsschutzgesetz, das Arbeitnehmer vor einer sozial ungerechtfertigten Kündigung schützt und mündliche Kündigungen gänzlich verhindert. Eine Kündigung wie im obigen Beispiel ist also nicht zulässig.

Doch wie kann man seinem Arbeitnehmer angemessen kündigen, wenn es soweit ist? Denn Fakt ist: Die Bekanntgabe einer Entlassung zählt zu den unangenehmsten und schwierigsten Aufgaben einer Führungskraft. Eine unprofessionelle Herangehensweise kann fatale Folgen für das Unternehmen haben.

In diesem Beitrag erfährst du, wie du als Arbeitgeber bei einer Kündigung am besten vorgehst, um die Situation zwischen dir und deinem Mitarbeiter so schmerzfrei wie möglich zu gestalten.

Kündigung – die richtige Herangehensweise

Wird die Kündigung vom Arbeitgeber ausgesprochen, bricht für manch einen Arbeitnehmer eine Welt zusammen. Insbesondere im Hinblick auf einen schwierigen Arbeitsmarkt und wirtschaftliche Krisenzeiten, sollte man daher als Arbeitgeber darauf hinarbeiten, eine möglichst einvernehmliche Lösung für beide Seiten zu finden.

Ein faires Kündigungsgespräch ist das A und O

Die Grundlage für eine angemessene Kündigung ist ein gerechtes und wertschätzendes Kündigungsgespräch. Aufgrund fehlender Schulungen gibt es allerdings immer noch viele Führungskräfte, die nach dem Motto „Naja, der verlässt uns ja eh, dann ist es doch egal, wie wir ihm kündigen“ handeln. Wie schädigend dieser Gedanke für das Image des Unternehmens, den zu Entlassenden und die verbleibenden Mitarbeiter sein kann, ist den Wenigsten klar.  

Hier ein paar Beispiele, welche Gefahren eine unprofessionelle und unfaire Kündigung birgt:

• Hohe Ausgaben für Juristen und Abfindungen: Der Arbeitnehmer kann das Angebot eines Aufhebungsvertrages ablehnen und eine Kündigungsschutzklage vor dem zuständigen Arbeitsgericht einreichen – eine überhöhte Abfindung könnte die Folge sein.

• Üble Nachrede: Fühlt der gekündigte Mitarbeiter sich unfair behandelt, kann er dies auf privater oder öffentlicher Basis (z. B. auf Arbeitgeberbewertungsportalen) veröffentlichen – das Firmenimage kann dadurch nachhaltig beschädigt werden.

• Imageverlust als Arbeitgeber:Ist dein Image als Arbeitgeber erst einmal ruiniert, wird es zunehmend schwerer und infolgedessen teurer, neue Azubis und Bewerber für das Unternehmen zu gewinnen.

• Das bestehende Betriebsklima wird getrübt: Zurückgebliebene verlieren das Vertrauen zu ihrem Arbeitgeber. Die Folgen: Leistungsabfall, fehlende Motivation, Kündigungen seitens der Mitarbeiter.

Der Schutz deiner Arbeitgebermarke sollte nicht der alleinige Grund sein, dem zu kündigenden Mitarbeiter mit Respekt und Würde entgegenzutreten. Als Führungskraft mit einem leistungs-, aber auch menschenorientierten Führungsstil ist eine angemessene Kommunikation im Vorfeld sowie die gründliche Vor- und Nachbereitung des Trennungsgesprächs von oberster Priorität.

Wie verpackt man die unerfreuliche Botschaft? Und was muss man bei der Vorbereitung des Kündigungsgesprächs besonders beachten?

Vorbereitung auf das Kündigungsgespräch

Bevor du als Arbeitgeber eine Entlassung bei deinem Arbeitnehmer ansprichst, solltest du im Vorfeld einige Fragen beantworten:

1. Sollte ich das Kündigungsgespräch allein führen?

Grundsätzlich ist es empfehlenswert, einen Vertreter der Personalabteilung bei dem Kündigungsgespräch anwesend zu haben:

• HR-Manager besitzen die nötige arbeitsrechtliche Fachexpertise. Wenn rechtliche Fragen aufkommen, kann der HR-Manager diese noch im Gespräch beantworten bzw. klären.
• Unterstützung in einem schwierigen bzw. emotionalen Gespräch. Kündigungsgespräche sind nicht selten sehr emotional – Personaler können optimal vermitteln und die angespannte Situation beruhigen.
• Deeskalation „extremer“ Situationen. Kündigungsgespräche eskalieren insbesondere dann, wenn die Kündigung verhaltensbedingt begründet ist. Der Betroffene fühlt sich oftmals auf den Schlips getreten und geht in die Offensive. Der HR-Manager kann den Mitarbeiter entweder besänftigen oder dient als Zeuge, sofern das Gespräch ausartet.

2. Wann und wie wird die Kündigung ausgesprochen?

Bevor die Kündigung von der Personalabteilung verschickt wird, sollte sie zunächst persönlich angesprochen werden. Das vermittelt dem Mitarbeiter Respekt und Wertschätzung. Auch dieses Gespräch sollte gründlich vorbereitet werden.

Unter anderem solltest du dich fragen:

• Informiere ich den Betroffenen zuerst über die anstehende Kündigung und vereinbare das Trennungsgespräch für einen späteren Zeitpunkt?

Oder:

• Lege ich nur einen Termin für das Kündigungs- und Trennungsgespräch fest?

Rechnet der Mitarbeiter bereits mit einer Kündigung, ist Letzteres machbar. Kommt die Information allerdings unerwartet, ist es angemessener, das Kündigungs- und Trennungsgespräch zu trennen. So kann der Mitarbeiter die Kündigung auf sich wirken lassen und hat zusätzlich genügend Zeit, sich auf das spätere Trennungsgespräch vorzubereiten.

Generell empfiehlt es sich, die Kündigung am Anfang einer Woche anzusprechen – das gibt dem Mitarbeiter ausreichend Zeit, offene Fragen zu klären und sich juristischen Rat einzuholen.

3. Wie gehe ich beim Kündigungsgespräch am besten vor?

Für deine Mitarbeiter ist ein Kündigungsgespräch oftmals eine psychisch belastende Extremsituation. Umso wichtiger ist daher die Art und Weise, wie du die unerfreuliche Nachricht überbringst. In der Regel nimmt dein Mitarbeiter die negative Botschaft immer besser auf, wenn du dich klar und deutlich ausdrückst, schnell auf den Punkt kommst und dabei fair, sachlich und objektiv bleibst.

Diese Punkte solltest du beachten:

• Erstelle einen Leitfaden für die Gesprächsführung. Der Leitfaden dient als Orientierung und gibt dem Gespräch eine klare Struktur. Dieser kann beispielsweise so aufgebaut sein:

1. Begrüßung
2. Kündigung ansprechen
3. Begründung
4. Reaktion des Mitarbeiters zulassen
5. Auf Reaktion/Antwort des Mitarbeiters eingehen
6. Die weiteren Schritte besprechen
7. Termin für das Trennungsgespräch vereinbaren

Deine Begründung sollte juristisch und finanziell tragbar sein, sodass dein Argumentationsgerüst selbst bei hartnäckigen Gegenargumenten standhält.

• Komm auf den Punkt. Aus Höflichkeit oder Scheu, die negative Botschaft zu übermitteln, lassen sich Führungskräfte oftmals sehr viel Zeit, bevor sie die Karten offen auf den Tisch legen. Dies spannt den Mitarbeiter, der die Kündigung eventuell ohnehin schon ahnt, nur unnötig auf die Folter. Nach einer kurzen Einleitung solltest du die Kündigung klar und deutlich übermitteln.

Vermeide dabei die Verwendung von Konjunktiven. Deine Aussage wirkt dadurch verhandelbar und lädt den Betroffenen regelrecht zu einer Diskussion ein. 

So also besser nicht: „Aufgrund innerbetrieblicher Umstände, sieht es so aus, als müssten wir uns von Ihnen trennen.“

Besser so: „Leider müssen wir das Arbeitsverhältnis mit Ihnen betriebsbedingt beenden. Die Kündigung ist ab dem TT.MM.JJJJ gültig.“

• Erkläre deine Beweggründe. Nachdem du deinen Mitarbeiter über die Kündigung in Kenntnis gesetzt hast, solltest du anschließend die Gründe für deine Entscheidung darlegen. Erkläre, ob die Kündigung verhaltens-, personen-, oder betriebsbedingt ist.

Hier einige Beispiele:

Verhaltensbedingte Kündigung bei:

• Nichtleistung / Arbeitsverweigerung
• Diebstahl beim Arbeitgeber

Personenbedingte Kündigung bei:

• Drogen- / Alkoholsucht
• Längerfristiger Krankheit

Betriebsbedingte Kündigung bei:

• Schließung einer Abteilung
• Auftragsmängeln

Wenn die Gründe der Kündigung ausschließlich betriebsbedingt sind und der Mitarbeiter grundsätzlich gute Arbeit geliefert hat, ist es sinnvoll, auf ein erneutes späteres Arbeitsverhältnis hinzuweisen. Schließlich musst du dich notgedrungen von einem schon eingearbeiteten, wertvollen Mitarbeiter trennen.

Mit dem Zusatz „Wir würden es begrüßen, wenn Sie sich bei erneutem Personalbedarf wieder bei uns melden“ vermittelst du dem Mitarbeiter, dass seine Leistung wertgeschätzt wird und es keine Kritik an seiner Person oder Arbeitsweise gibt. Grundsätzlich ist eine betriebsbedingte Kündigung immer leichter zu akzeptieren als eine personenbezogene.

• Emotionen akzeptieren & Verständnis zeigen. Unterschiedliche Mitarbeiter reagieren unterschiedlich auf Kündigungen: Von beherrscht über emotional bis hin zu wutentbrannt. Sei auf das Schlimmste gefasst und zeige Verständnis. Lass dich jedoch nicht auf Verhandlungen oder Diskussionen ein. Eine gewisse emotionale Distanz ist hier von Vorteil, um das Gespräch selbst bei hartnäckigen Kandidaten unter Kontrolle zu behalten.  

• Besprich die kommenden Schritte. Da die Kündigung für deinen Arbeitnehmer unerwartet kommen kann, solltest du fairerweise einen Plan entwickeln, der deinen Mitarbeiter in die kommenden Schritte des Trennungsprozesses einweist. Dazu zählt beispielsweise, den entlassenen Mitarbeiter mit sofortiger Wirkung freizustellen. Dies gibt ihm die nötige Zeit, sich an die Situation zu gewöhnen und beruflich eine neue Perspektive zu schaffen.

Eine weitere Möglichkeit ist, einen Personaler für offene Fragen und die allgemeine Beratung zur Verfügung zu stellen. Somit hat der Mitarbeiter einen Ansprechpartner und fühlt sich vom Unternehmen nicht im Stich gelassen.

Nachdem du dem Betroffenen das Kündigungsschreiben ausgehändigt hast, vereinbart ihr einen Termin und eine klare Aufgabenverteilung für das kommende Folge- bzw. Trennungsgespräch.

Was kann ich meinem Arbeitnehmer zusätzlich anbieten?

Die angemessene Kündigung ist ein wichtiger Bestandteil der Personalpolitik in deinem Unternehmen. Mit einer fairen Trennungskultur würdigst du deine Angestellten, was sich positiv auf das Image des Unternehmens und die allgemeine Betriebskultur auswirkt.

Doch die Trennung von Personal ist nicht immer einfach, insbesondere wenn sie betriebsbedingt erfolgt. Was kannst du deinem Mitarbeiter als Entschädigung für den Verlust seines Arbeitsplatzes anbieten?

Das Outplacement

Wenn eine Entlassung aus betrieblichen Gründen erfolgt, sind Führungskräfte gezwungen, manchmal sogar qualifizierten Mitarbeitern zu kündigen. Häufig geschieht dies im Zuge einer Rationalisierungsmaßnahme, die von Mitarbeitern meist negativ aufgenommen wird. Um potenzielle Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden, kannst du dem Arbeitnehmer eine Outplacement-Beratung zur Verfügung stellen.

Outplacement verfolgt das Ziel, den von Arbeitslosigkeit bedrohten Mitarbeiter in einem anderen Unternehmen unterzubringen. Dabei wird er aktiv bei der Jobsuche unterstützt und beraten, bis eine neue berufliche Aufgabe für den Betroffenen gefunden wurde.

Dieses Verfahren des Outplacements bzw. der Außenvermittlung hat in der Vergangenheit immer mehr an Beliebtheit gewonnen. Es ermöglicht den Personalabbau für Unternehmen, ohne Angestellte in die Arbeitslosigkeit zu entlassen.

Weitere Vorteile des Outplacements:

• Image als guter/fairer Arbeitgeber bleibt erhalten bzw. kann sich sogar verbessern
• Einvernehmliche, komplikationslose Trennung
• Soziale und finanzielle Folgen bewegen sich auf einem Mindestmaß
• Vermittelt dem Entlassenen Respekt und ein stärkeres Selbstwertgefühl
• Motivation und Loyalität der verbliebenen Mitarbeiter bleiben erhalten
• Rechtsstreitigkeiten und langwierige Verhandlungen bleiben aus

Der Ablauf einer Outplacement-Beratung

Die im Trennungsprozess angebotene Outplacement-Beratung gilt als professionelle Hilfe zur Selbsthilfe für die berufliche Neuorientierung.

Ein typischer Outplacement-Beratungsprozess lässt sich in folgende Schritte einteilen:

1. Trennungsanalyse: Trotz eines fair und sachlich geführten Kündigungsgesprächs ist die Aufarbeitung der Krisensituation für den betroffenen Mitarbeiter von großer Bedeutung. Oftmals gerät das positive Selbstbild ins Wanken und persönliche Stärken und Fähigkeiten werden plötzlich angezweifelt. Das Ziel des Beraters im ersten Schritt ist es, die genauen Trennungsgründe in den Fokus zu rücken, die in den meisten Fällen nicht personenbedingt sind.
2. Individuelle Potenzialanalyse und persönliche Standortbestimmung: In diesem Schritt sollen die beruflichen und persönlichen Stärken mithilfe einer Potenzialanalyse herausgearbeitet werden. Diese werden schließlich mit den Zielen und Wünschen des Mitarbeiters abgeglichen, sodass realistische Ziele gesetzt werden können.
3. Stellensuche und Recherche: Ist die Zielvorstellung der künftigen beruflichen Orientierung klar herausgearbeitet, wird nach passenden Zielfirmen und -positionen gesucht.
4. Erstellung aussagekräftiger Bewerbungsunterlagen: Die Unterstützung bei der Erstellung professioneller Bewerbungsunterlagen ist besonders notwendig bei Mitarbeitern, die seit Jahren bei dem gleichen Unternehmen beschäftigt waren. Sie haben meist ein veraltetes oder kein geeignetes Bewerbungswissen mehr. Für viele bereits ältere Mitarbeiter, kann diese Herausforderung viel Zeit in Anspruch nehmen, die du als Arbeitgeber teuer bezahlen musst.
5. Training für das Vorstellungsgespräch: In diesem Schritt wird ein souveränes, selbstbewusstes und authentisches Auftreten anhand von Gesprächssimulationen mit deinem Mitarbeiter geübt.

Die Kosten der Outplacement-Beratung

Die Kosten der Outplacement-Beratung variieren von Anbieter zu Anbieter und sind zusätzlich abhängig von der Dauer der Beratung und dem Status des Klienten (Führungsposition oder Tarifangestellter).

Bei der Wahl des Outplacement-Beraters solltest du nicht ausschließlich auf den Preis achten – denn teurer heißt hier nicht unbedingt besser. Versuche, einen geeigneten Berater zu finden, der die Bedürfnisse deines Mitarbeiters versteht und menschlich zu ihm passt. Letztendlich braucht es Vertrauen, damit offene und ehrliche Gespräche zu einem erfolgreichen Ergebnis führen können.

Wie bereits erwähnt, ist die Dauer der Beratung ein relevanter Kostenfaktor. Hier unterscheidet man zwischen der befristeten und unbefristeten Beratung und dem Beratungskontingent.

1. Die unbefristete Beratung

Bei der unbefristeten Outplacement-Beratung erhält der Mitarbeiter so lange Unterstützung, bis die berufliche Neupositionierung erfolgreich war. In manchen Fällen bedeutet dies sogar, dass die Dienstleistung bis nach Abschluss der Probezeit andauert. Die dabei entstehenden Kosten liegen bei ca. 20% – 25% des Jahresbruttogehalts.

Wird das Outplacement mit einer Rückkehrgarantie verbunden, können die Kosten bei einem erfolglosen neuen Berufsstart steigen. Der Mitarbeiter kann dann wieder kostenfrei für ca. sechs bis zwölf Monate zurück in die Beratung. Bei Führungs- oder Fachkräften entstehen in der Regel enorm hohe Kosten, sodass einige Anbieter einen Pauschalpreis im Bereich zwischen 15.000 und 35.000 Euro festlegen. 

 2. Die befristete Beratung

Die Dauer der Beratung kann auf Wunsch des Unternehmens oder Ex-Mitarbeiter auf drei, sechs oder zwölf Monate befristet werden. Ähnlich wie bei der unbefristeten Beratung hängen die Kosten der Beratung ebenso von der Hierarchiestufe des Mitarbeiters ab. Während ein dreimonatiges Beratungsprogramm für eine normale Fachkraft bereits bis zu 5.000 Euro kostet, belaufen sich die Kosten für eine zwölfmonatige Beratung bei einer Managerposition auf ca. 25.000 Euro.

3. Beratungskontingent

Neben befristeter und unbefristeter Beratung hast du als Führungskraft zusätzlich die Option eines Beratungskontingents. Hier wird nach Beratungsstunden oder -tagen bezahlt. Üblicherweise belaufen sich die Kosten auf ca. 250-300 Euro pro Stunde – rund 2000 Euro pro Tag. Diese Form der Outplacement-Beratung wird jedoch nur selten in Anspruch genommen.

Outplacement als Lösung bei einer „coronabedingten“ Kündigung?

Die wirtschaftlichen Auswirkungen der Corona-Pandemie waren teils verheerend – sowohl für Deutschland als auch für die gesamte Welt. Arbeitsverhältnisse sowie deren Abwicklung wurden nachhaltig beeinträchtigt und werden es teilweise immer noch – die Folgen: Zunahme an Kurzarbeit, Einstellungsstopp, zunehmende Arbeitslosigkeit.

Eine Zeit lang war von einer „coronabedingten“ Kündigungswelle die Rede. Allerdings zeigen Umfragen, dass sich ein Großteil der Unternehmen mit der Umstellung auf die Kurzarbeit über Wasser hielt. Vielmehr waren es Kleinbetriebe oder aber Unternehmen, deren Existenz aufgrund erheblicher Umsatzeinbrüche bedroht war, die dementsprechend vermehrt Arbeitnehmer entließen.

Doch die wirtschaftlichen Folgen der Pandemie sind immer noch gegenwärtig und viele Betriebe bangen fortlaufend um ihre Existenz. Wo die Aufträge ausbleiben, steigt der Kostendruck, was erneuten Personalabbau zur Folge hat. Viele Unternehmen stellen sich im Zusammenhang mit den betriebsbedingten Kündigungen nun die Frage:

Was ist besser: Outplacement oder Abfindung?

Outplacement vs. Abfindung – Was ist das bessere Trennungsmanagement?

Outplacement – oder auch Newplacement – setzt sich in Deutschland zunehmend als Alternative zur Abfindung durch. Auch wenn diese Maßnahme im Vergleich zu anderen Ländern noch nicht selbstverständlich ist, erkennen immer mehr Führungskräfte und Unternehmen die Vorteile.

Bei der Abfindung wird der Gekündigte mit einer einmaligen außerordentlichen Zahlung unterstützt – eine Art Entschädigung für den Verlust des Arbeitsplatzes. Ein Irrglaube ist, dass jeder Gekündigte Anspruch auf die Abfindungszahlung habe. Diese kommt hauptsächlich dann infrage, wenn ein betriebsbedingter Personalabbau ansteht.

Während die Abfindung zunächst nach einer geschickten Lösung für beide Parteien aussieht, offenbaren sich in Realität einige Stolperfallen für dich als Arbeitgeber.

Die Nachteile der Abfindung

Entspricht die Höhe deiner genannten Abfindungszahlung nicht der Vorstellung des Mitarbeiters, kann dieser eine Kündigungsschutzklage einreichen. Die Wirksamkeit deiner Kündigung wird dann vom Arbeitsgericht überprüft. Gibt dir das Arbeitsgericht als Arbeitgeber Recht, musst du keinerlei Nachzahlungen an deinen Mitarbeiter befürchten.

Entscheidet das Gericht zugunsten des Klägers, kann sich für dich ein äußerst kostspieliger Prozess entwickeln. Neben den Gerichtskosten musst du zudem sämtliche zurückliegende Gehälter deines Angestellten zahlen, auch wenn seinerseits keine Gegenleistung erfolgte. Je länger der Kündigungsstreit dauert, umso höher sind die Kosten, die dich erwarten. Des Weiteren darf der Mitarbeiter weiterhin im Unternehmen beschäftigt bleiben.

Arbeitnehmern wird mittlerweile verstärkt dazu geraten, um eine höhere Abfindung zu kämpfen und mit den entsprechenden Führungskräften zu verhandeln. Doch auch im Interesse des Arbeitnehmers stellt das Outplacement die logischere Lösung für beide Seiten dar. Bei der Abfindung erhält der Mitarbeiter zwar auf einen Schlag eine hohe Geldsumme, doch irgendwann ist auch dieser Betrag aufgebraucht.

Im Vergleich zur Abfindung bietet das Outplacement eine langfristige und lukrative Fortsetzungsoption und reduziert das Risiko einer Arbeitslosigkeit. Diese Sicherheit hat der Arbeitnehmer im Falle einer Abfindung nicht.

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